Comprovantes de pagamento: quando se desfazer deles?

Você sabe por quanto tempo deve guardar aquela conta de luz, de telefone, de água, ou até mesmo aquela multa de trânsito paga no mês passado, há três meses ou há um ano?

Muitas pessoas costumam guardar todos os comprovantes por um longo período, com medo de serem cobradas mais uma vez e terem o nome incluído nos órgãos de proteção ao crédito, enquanto outras jogam os recibos no lixo tão logo têm a sensação de que estão livres das dívidas.

No primeiro caso, depois de um tempo, o consumidor se depara com um amontoado de papéis que, às vezes, nem tem lugar para guardar. E no segundo, aquele comprovante de quitação que foi jogado fora pode ser importantíssimo no caso de cobranças futuras.

Hoje já não somos obrigados a acumular tantos papéis. Para facilitar a vida do consumidor, desde 2009 existe a Lei nº 12.007, que obriga as empresas que prestam serviços públicos ou privados a enviar no mês de maio de cada ano a declaração anual de débitos. Ela é válida para as contas de água e energia, condomínio, telefonia e TV a cabo e compreende os meses de janeiro a dezembro de cada ano.

Por isso, fique de olho nas faturas das suas contas em maio, porque elas devem ter a informação sobre a quitação de débitos dos últimos 12 meses.

Cinco anos. Para outros documentos, é aconselhável guardá-los por pelo menos cinco anos. Este prazo é o correto quando se tratam de papéis que comprovam o pagamento de tributos de órgãos públicos. A Receita Federal, por exemplo, “obriga” os contribuintes a guardar as declarações de Imposto de Renda e os comprovantes de rendimentos e de pagamentos por cinco anos.

Não jogue fora a nota fiscal. As notas fiscais da compra de produtos devem ser guardadas mesmo se o período da garantia tiver passado. Guardar a nota fiscal pode garantir ao consumidor o direito de reclamar de um produto mesmo depois de vencida a garantia. Esse caso aplica-se para produtos com defeito oculto, ou seja, quando o mau funcionamento aparece depois de encerrada a garantia legal e/ou contratual. Aí, a garantia legal só passa a ser contada a partir do momento que o produto apresentar o defeito.

Imóveis e consórcios: a exceção. Ao comprar um imóvel, você deve guardar os recibos de pagamento das parcelas até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registro de Imóveis, pois é só a partir deste momento que se adquire a propriedade plena sobre o imóvel. Já os recibos de consórcio devem ser mantidos até que a administradora oficialize a quitação do pagamento do bem e este seja liberado.

Fonte: ESTADÃO

Estratégias para adotar um método de produtividade

A palavra método vem do grego - méthodos, de metá e hodós, que significa, literalmente, caminho para chegar a um fim. Para que algo seja feito é preciso um roteiro, uma estrutura lógica e uma forma de se concluir a atividade.

Quando esse método não é eficaz, certamente você terá o dobro de trabalho, sofrerá com a falta de tempo, cansaço, estresse e por aí vai. Quem não tem tempo para nada, vive em situação de urgência ou está sempre atrasado. E a culpa disso tudo é do método que está sendo empregado em sua rotina. A gestão do tempo não pode ser considerada uma mágica, ela é uma ciência que estuda um meio sistemático de melhorar a sua performance.

Existe um grande mito por trás da administração do tempo que supõe que quando começamos a aplicar um método ficamos engessados, extremamente programados, escravos da agenda e com uma postura mais agressiva por dizer "não" aos outros por muitas vezes. Isso é tudo uma mentira. A gestão do tempo que me refiro é aquela que traz flexibilidade à rotina, sentido ao tempo e espontaneidade para lidar com um mundo em constante mudança.

O primeiro passo para uma vida com mais atividades importantes e menos urgências é ter a consciência de que é fundamental adotar um método. Para isso, existem cinco estratégias que funcionam para qualquer metodologia que se pretende escolher para a vida, confira:

1 - Visualize o resultado - Tudo na vida precisa ter um sentido, ter algo realmente importante por trás para que funcione. Como primeiro passo para a adoção do método, pense em algo que você gostaria de fazer se tivesse mais tempo: um curso, um esporte, mais lazer com os filhos etc. Precisa ser algo que você tenha o desejo de começar em breve, no prazo de três a seis meses, e que queira muito, do contrário não funcionará.

2 - Estude - As coisas não acontecem da noite para o dia. Isso significa que ao escolher o seu método, você precisará estudá-lo profundamente. Leia, visite o site, faça o curso, assista palestras e releia. Crie um plano de estudos como se fosse a preparação para uma prova de escola. Faça leituras diárias e reserve os fins de semana para fazer algum exercício ou prática que o método propuser.

3 - Ferramenta - Método e ferramenta são quase irmãos siameses. Se algum dia você escolheu a corrida como prática esportiva, provavelmente comprou um calçado apropriado. Assim, se quiser aproveitar melhor o seu tempo, você vai precisar de uma ferramenta para organizar as suas prioridades e se planejar. Nada pode ficar na cabeça, tudo deve ser anotado, seja em um caderno, agenda, smartphone, tablet, no Neotriad, Lotus Notes, Microsoft Outlook ou em qualquer outro que você escolher. Uma dica nesse caso é investir em uma ferramenta, por exemplo, se escolher um caderno, não use o velho, compre um novo.

4 - Aplique - Agora que você já sabe por que quer aplicar um método, já definiu uma metodologia para seguir e adotou uma ferramenta, chegou o momento de aplicar tudo isso em seu cotidiano. Sugiro que siga o que o método indicar e não invente moda no início. Se achar mais cômodo, crie uma lista com os passos que precisam ser dados, anote-os na agenda conforme a prioridade (evite juntar atividades no mesmo dia) e execute-os. Faça isso acontecer também no dia a dia. Os resultados podem demorar algumas semanas para aparecer, é preciso persistir.

5 - Compartilhe - A melhor forma de fixar qualquer tipo de método em sua vida é ensinar outras pessoas aquilo que você aprendeu. Assim que descobrir algo interessante, que tenha feito a diferença no seu dia, transmita isso a um colega de trabalho ou a um familiar. Quanto mais você ensinar, mais irá aprender e reforçar o conceito para si próprio.

Experimente aplicar esses conceitos na sua estratégia de gestão do tempo, certamente os resultados vão aparecer. Tente usar isso também para outras áreas de sua vida, como: gerenciar as finanças, aprender ou aprimorar o seu inglês, isso é, tudo aquilo que pode oferecer benefícios à sua vida.

Fonte: Administradores

Entenda a diferença entre Eficiência e Eficácia de uma vez por todas

Que atire a primeira pedra quem nunca se confundiu com a definição e aplicação dessas duas simples palavras: Eficiência e Eficácia. Sem medo de afirmar, essa é uma das dúvidas mais frequentes da área de Negócios. Mas afinal, qual a diferença entre eficiência e eficácia? É possível ser eficiente, mas não eficaz?

Peter Drucker, o pai da Administração moderna, define os termos da seguinte forma:

A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos – menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc…

Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial.

Entendeu porque a confusão? As definições são muito parecidas! As palavras praticamente se repetem, apenas a ordem muda. Sendo assim, vamos aos exemplos para tentar desenrolar o caso:

Imagine um artesão antigo que faz sapatos, um sapateiro. Ele trabalha sob encomenda e sozinho. Sabe o que fazer. Tem que comprar couro, cola e cordões e depois fazer o sapato.

Qual é a sua preocupação?

Ele tem que ser eficiente, ou seja, deve fazer as coisas de forma certa com o menor uso de recursos e tempo possível, tem que dominar o processo, ser habilidoso e rápido. Isso é eficiência, fazer as coisas de forma certa. É diferente de eficácia, que significa fazer com que as coisas certas sejam feitas.

Porém, no caso do artesão, em virtude de trabalhar sozinho, eficiência e eficácia se sobrepõem. O conceito de eficácia surge quando há divisão de tarefas entre pessoas, quando aparece a possibilidade de se fazerem coisas que não sejam importantes, que não sejam as coisas certas. E essas podem ser feitas com muita eficiência.

Isso é muito comum nas empresas: um funcionário fazendo, com extrema eficiência, tarefas completamente inúteis, são os chamados “enxugadores de gelo”. E é exatamente aí onde o papel do gerente se torna fundamental.

Como assim? Eu explico, vamos ao segundo exemplo:

Imagine que haja um vazamento de água no escritório da diretoria. O primeiro funcionário, imediatamente corre atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água do ambiente. Ele foi eficiente, pois fez de maneira certa o que deveria ser feito. Poucos tempo depois, o vazamento volta a alagar a sala, e o nosso funcionário volta a correr atrás de um pano, de um balde e de um rodo para retirar toda a água. Essa é a típica descrição de um enxugador de gelo eficiente.

Por outro lado, o segundo funcionário procurou observar toda a sala e tentar encontrar a origem para o surgimento de tanta água, concluiu que vinha exclusivamente do banheiro instalado dentro à sala. Uma vez lá dentro, percebeu que a torneira estava aberta e simplesmente a desligou, eliminando todo o problema de vazamento. Este funcionário foi eficaz, pois fez o que era certo fazer para solucionar o caso. Ele pensou ANTES de executar.

No caso do sapateiro, a probabilidade de ele se empenhar em fazer as coisas que não são certas é mínima, pois seu universo de trabalho é muito simples; não há divisão de tarefas; ele faz tudo. Não há necessidade de gerência, que surge quando há separação ou distribuição de tarefas entre pessoas. Nesse caso, o objetivo final, o resultado a ser alcançado pode não ficar bem nítido para todos.

Resumindo, a função do gerente, caso lhe perguntem, é levar as pessoas a fazer as coisas certas (eficácia), com a maior eficiência possível (menor uso de recursos, tempo, etc…)

 Fontes: ADMINISTRADORES