Nove passos que vão ajudar você a concluir tarefas importantes com maior facilidade.

Caminhar um pouco é um exemplo

Faltam poucas horas para o deadline do seu projeto e você começa a perceber que não vai dar tempo terminar - você deveria ter começado antes. Parece uma situação familiar? É um problema comum, que aflige aqueles que nunca conseguem começar algo importante com antecedência. Seja por preguiça, tempo mal administrado ou pouca força de vontade, muitas pessoas acabam caindo no hábito de deixar tudo para o último minuto. Se você é uma delas, as dicas abaixo podem ajudá-lo a livrar-se dessa prática tão prejudicial à carreira.

Confira:

1. Comece pelo mais difícil...

Você tem uma longa lista de coisas a fazer? Dê prioridade às mais difíceis. Depois de realizar o mais complicado, o resto será moleza.

2. ... Ou pelo mais fácil

O contrário pode ser a melhor opção para algumas pessoas. Comece pelas tarefas simples e pequenas, deixando o mais complicado para o final. Enquanto você diminui a lista de coisas a fazer, sua força de vontade aumenta. Mas, cuidado para não se atrasar: estabeleça um tempo máximo para lidar com as atividades fáceis. Assim, você poderá concluir o projeto difícil.

3. Seja gentil consigo mesmo

Sentir-se culpado por não alcançar as próprias expectativas não ajuda em nada. Não se cobre demais, nem se sinta derrotado, pois isso pode acabar com sua produtividade. Seja gentil consigo mesmo e otimista em relação ao futuro: isso lhe trará melhores resultados.

4. Cultive sua força de vontade

Com esforço, sua força de vontade pode crescer a cada dia. Para exercitá-la, tente realizar algo que você sempre adia, mesmo que seja por pouco tempo. Assim, você criará um hábito e será mais eficiente.

5. Faça uma coisa de cada vez

Você tem um enorme projeto que envolve pesquisas, leituras, entrevistas e redação? Divida-o em pequenas partes, assim você não se sentirá sobrecarregado. Trabalhos muito grandes podem parecer inalcançáveis. Mas, quando segmentados em pequenas metas diferentes, tornam-se mais fáceis de serem concluídos.

6. Vá dar uma volta

Pessoas que fazem exercícios regularmente têm maior força de vontade e são mais eficientes. Com atividades físicas, mais oxigênio chega ao cérebro, o que ajuda na produtividade. Você não precisa ir à academia todos os dias ou correr uma maratona. Uma caminhada no horário de almoço já ajuda.

7. Divirta-se um pouco primeiro

Assista a um episódio de seu seriado favorito, tire um cochilo, ou faça algo divertido antes de começar a trabalhar. Mas comprometa-se a iniciar a tarefa assim que o momento de diversão acabar. É como ter direito à sobremesa antes da refeição principal, se você prometer a si mesmo que vai comer tudo depois. 

8. Espere o inesperado

Esteja preparado para imprevistos. Nem sempre tudo corre como o planejado, pode ser que você tenha que deixar seu projeto de lado para se dedicar a outras coisas mais urgentes. Caso isso aconteça, faça anotações para não esquecer sua linha de raciocínio e saber onde você parou. Depois de lidar com a emergência, você saberá como voltar ao seu trabalho rapidamente.

9. Apenas comece

Não importa se o passo é pequeno. Iniciar uma atividade já pode colocá-lo no ritmo de trabalho. Se você tem um longo relatório para escrever, comprometa-se a fazer, pelo menos, a primeira linha. O importante é começar.

Fonte: Administradores

Cobrança de honorários pelos escritórios de contabilidade.

O cotidiano do escritório contábil sofre com as frequentes mudanças das regras tributárias e principalmente com a inadimplência dos próprios clientes, ao que parece os clientes dos escritórios de contabilidade muitas vezes esquecem que sua contabilidade é uma empresa que precisa da pontualidade no pagamento dos honorários.

Sabendo da relação de confiança, com o tempo alguns clientes esquecem sua obrigação seja de entregar os documentos para a correta contabilização, seja de pagar pontualmente pelos serviços prestados, e ainda atribuem à contabilidade uma séria de obrigações não combinadas.

Por não ter contrato escrito com os clientes alguns contadores sofrem por não receber dos clientes, isso atrasa a administração do escritório e afeta a qualidade do trabalho, por este motivo devemos informar a você contador o seguinte:

É possível cobrar mensalidades dos clientes, até judicialmente, mesmo que não haja contrato, basta contratar um bom advogado e apresentar cópia dos serviços prestados e comprovar o que recebia pela prestação do serviço, isso pode ser feito por exemplo por boletos bancários, e-mails, etc.

É importante o escritório contábil definir sua situação com o cliente colocando em contrato o que faz e por que preço, desta forma os contadores não precisam escutar absurdos de funcionários de clientes exigindo mais do que combinado.

Um exemplo muito comum dos excessos dos clientes são o pedido de reemissão de guias, por que não pagou na data, pensem bem, o profissional fez o trabalho, o cliente não fez sua parte, e o profissional tem que trabalhar de novo e, se cobrar, fica mal visto.

Os casos de parcelamentos de dívidas fiscais também são bons exemplos de serviços que devem ser cobrados para fazer, afinal o contador não é culpado pelo cliente dever impostos e se vai trabalhar tem que cobrar.
Lembramos também da importância de ter um bom controle no pedido de reembolsos das despesas feitas com os clientes.

O poder judiciário tem dado ganho de causa à vários de nossos clientes por todo o País, nos casos em que os clientes sem contrato não pagaram e “sumiram”. É comum poder reaver bons valores cobrando ex-clientes, isso pode fazer a diferença entre o fracasso e o sucesso de seu escritório contábil.

Uma ação de cobrança pode demorar um pouco, desta forma pense como se fosse uma poupança e que, em breve, o contador vai receber uma boa quantia para modernizar seu escritório ou melhorar sua vida pessoal.

Fonte: Contábeis
 

Matriz de Eisenhower - como o presidente dos EUA se organizava.

Segundo o Eisenhower, “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”

Eisenhower foi responsável pela estratégia e execução na segunda guerra mundial, se tornou o 34º presidente dos EUA, aprovou a criação da NASA e criou a DARPA, que levou a criação da internet. Nada disso seria possível se ele não tivesse desenvolvido um sistema muito eficiente para organizar o seu tempo e priorizar suas tarefas do dia-a-dia.

Se você passa o seu dia tentando resolver problemas, procurando soluções, e no fim do dia sente que não foi produtivo, você deve estar confundindo urgente com importante e direcionando sua energia de forma errada. Segundo Eisenhower, “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

Essa citação o ajudava a decidir o que ele deveria fazer e como gerir seu tempo. Sempre que ele precisava tomar decisões, ele se perguntava se aquela atividade era urgente ou importante.

Eisenhower desenvolveu, então, uma matriz formada por quatro partes que lhe dava uma visão de como gerir suas tarefas de modo a otimizar seu tempo e esforço. Se liga na ideia:

Tarefas urgentes e tarefas importantes: entenda a diferença

As tarefas urgentes são aquelas que não podem esperar para serem resolvidas, pois suas consequências são imediatas e impactantes. Exemplificando: levar seu filho ao hospital após ele quebrar o braço, ou chegar a tempo a uma entrevista de emprego.

As tarefas importantes são aquelas que podem ser avaliadas antes de serem executadas, e cujo prazo de execução é maior.

A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes em cuja vertical está a importância e na horizontal, a urgência. Nela, as tarefas foram divididas em:

- importante e urgente;
- importante mas não urgente;
- não importante mas urgente;
- não importante e não urgente.

E isso significa o seguinte:

Importante e urgente

Essas são as tarefas que você deve dedicar os seus esforços para terminar de uma vez. Elas não podem esperar, e devem ser resolvidas o quanto antes.

Importante mas não urgente

Este é o quadrante onde deveríamos passar a maior parte do nosso tempo, obviamente após resolver as tarefas do quadrante anterior. Essas tarefas são importantes, porém não são urgentes, isso nos permite avaliar, planejar e executar de maneira eficiente, gerando bons resultados no médio e longo prazo.

Não importante e urgente

Nesse quadrante temos as tarefas que mesmo sendo urgentes não precisam de uma atenção especial por não serem importantes. As pessoas normalmente passam muito tempo nessas tarefas por serem urgentes, mas sem perceber que elas não vão trazer resultados. Assim, o tempo que poderia ser gasto no quadrante dois é muitas vezes mal gasto no terceiro. Exemplos desse tipo de tarefa: e-mails irrelevantes, telefonemas, visitas de amigos e favores. Tudo nesse quadrante pode ser deixado para quando houver tempo livre.

Não importante e não urgente

Aparentemente, a maioria das pessoas sofre bastante com o tempo gasto no quadrante número quatro. Esse talvez seja o quadrante que mais afete a solução dos outros. Nessa parte estão as redes sociais, mensagens de texto, sites de entretenimento, jogos online e televisão. Quantas vezes você já ligou seu computador para fazer alguma tarefa e perdeu seu tempo no Facebook, e acabou tendo que fazer sua tarefa sob pressão? Ou decidiu resolver um problema, mas passou mais tempo respondendo a mensagens de texto do que se concentrando no que deveria? Ou saiu para resolver uma coisa, mas acabou gastando seu tempo em uma loja ou conversando com um velho amigo na rua?

Organize-se

Se essas tarefas estão em sua matriz é porque de alguma forma a solução delas é necessária para você, então, tudo que você tem que fazer é organizar seu tempo para despriorizar tarefas irrelevantes. Eliminar os quadrantes que te atrasam não é uma solução, porque também precisamos relaxar e pensar nas outras pessoas. Apenas foque no que deve ser feito e se policie para não perder todo o seu tempo no quadrante três e quatro.

Fonte: Administradores

  

Back Office é a solução para os grandes entraves das empresas.

A área contábil não pode e não deve mais ser vista como um departamento que meramente registra fatos, mas sim como uma área de grande importância estratégica

A criação de uma nova empresa juntamente com a decisão de seu segmento de atuação, via de regra, surge da expertise de seu criador ou de profissionais com perfil empreendedor que possuem alguma identificação com o negócio. Contudo, empreender com eficiência não é tão fácil quanto parece, pois envolve o entendimento de várias outras áreas de gestão e suporte, essenciais para a sobrevivência e o fortalecimento da organização.

É fácil, por exemplo, encontrar no segmento de vestuário empresários que conhecem seu público-alvo e entendem de moda, pois este é o core business da empresa. Para eles, entender de roupas e dos clientes é obrigatório. Ocorre que, para uma empresa crescer, o back office precisa funcionar com eficiência, isto é, a retaguarda deve ser sólida. Esta retaguarda é composta pelos departamentos que prestam serviços indiretos para os clientes, tais como financeiro, administrativo, contabilidade, jurídico e recursos humanos, entre outros, desde que a empresa não tenha estes serviços como atividade fim.

A experiência de anos de consultoria nos mostra que os erros encontrados na gestão empresarial são recorrentes e se concentram principalmente na ineficácia de gerir os processos, na falta de planejamento jurídico tributário e na morosidade da contabilidade, seja por ineficiência dos serviços prestados ou pela inaptidão da própria empresa para a entrega dos documentos em tempo hábil.

A gestão de processos deve ser analisada continuamente, com o objetivo de otimizar o número de colaboradores, ampliar a qualidade do serviço e reduzir custos desnecessários.

O passo a passo não é complicado, mas deve ser implantado por um especialista, de preferência com a utilização de um sistema ERP - o mercado oferece uma variedade desses produtos que, em geral, sempre cabem no bolso da empresa. Entretanto, na grande maioria das vezes, a maior dificuldade está na mudança cultural do empresário.

No que tange ao planejamento tributário, com o cenário atual e a perspectiva de um 2015 difícil para o mercado, o empresário que não despertar para a importância da elisão fiscal e para as estratégias jurídicas tributárias que podem ser aplicadas ao seu negócio, corre o risco de, além de não obter os benefícios fiscais disponibilizados por lei, pagar um valor excessivo de tributos, desperdiçando um capital que poderia ser investido em outras áreas da empresa.

Na contabilidade, é fundamental que o empresário tenha consciência de que sem uma conciliação bancária correta e sem o devido registro de todos os documentos que circularam diariamente na empresa, é impossível realizar uma contabilidade fidedigna. Além disso, é a contabilidade que irá demonstrar o lucro e apresentar os tributos a serem pagos, direcionando o empresário para a tomada de decisão. A área contábil não pode e não deve mais ser vista como um departamento que meramente registra fatos, mas sim como uma área de grande importância estratégica, que tem como objetivo manter os números, demonstrativos e balanços atualizados, prontos para ajudar na toma de importantes decisões da empresa.

A fim de sanar esta carência do back office, mais especificamente nas pequenas e médias empresas, consultorias especializadas estão surgindo, com o objetivo de aperfeiçoar a retaguarda e gerar redução de custos para o empresário. Considerando que o custo para a prestação do serviço terceirizado é significativamente menor do que contratar funcionários especializados, o empresário deve estar atento. Estas consultorias especializadas, além de disponibilizarem executivos qualificados de diversas áreas de atuação, oferecem advogados especializados em gestão empresarial, mais direcionados ao campo tributário, societário e trabalhista, proporcionando eficiência e uma valiosa redução de custos para as pequenas e médias empresas.

Fonte: O DIA

Entenda a Matriz SWOT aproveitando-a para sua empresa.

Funcionando como um diagnóstico de sua empresa ou projeto, a Matriz SWOT pode facilitar suas análises estratégicas.

Imagine que você tenha a opção de viajar para um país novo mês que vem e vai fazer um quadro de pós e contras para tomar essa decisão. Você vai pesar fatores que dizem respeito a você, como disponibilidade de tempo, de dinheiro e aptidão física, mas também se fará sol ou chuva nesse destino, se a moeda está favorável, se há boas condições de segurança, entre diversas características que fogem do seu controle. Nas empresas, a Matriz SWOT cumpre esse papel de colocar na balança o que há de vantagem e desvantagem em uma empreitada.

Conhecida no Brasil como Matriz FOFA, ela mede as forças (S, de stregths) fraquezas (W, de weakenesses) do negócio – fatores internos – assim como oportunidades (O, de opportunities) e ameaças (T, de threats) do macroambiente – fatores externos. Muito utilizada pelas empresas durante o planejamento estratégico e para novos projetos, a Matriz SWOT consiste em uma análise detalhada da situação do negócio no cenário econômico, o que ajuda o empreendedor na tomada de decisão. Seu principal objetivo é dar um diagnóstico estratégico que deve prever e prevenir condições negativas, além de firmar diretrizes que façam o empreendimento se diferenciar.

Como montar uma matriz SWOT?

O primeiro passo para colocar em prática essa técnica estratégica é definir quais são os pontos fracos e fortes do ambiente interno do negócio, ou seja, o que é controlado pela empresa. Os pontos fracos ou fraquezas consistem em analisar o que pode ser feito para melhorar o negócio: se os funcionários possuem as capacidades que o cargo exige, quais as deficiências de seus funcionários, produtos e/ou serviços, e porque seus clientes não voltam após uma compra.

Em seguida, definem-se os pontos fortes, que devem ser algo como: o que você faz de melhor na empresa, de quais recursos o empreendimento dispõe, o que seu negócio possui de melhor em relação ao concorrente e o que faz seus clientes retornarem à empresa.

Por fim, deve-se analisar o ambiente externo do negócio, ou seja, o que a empresa não consegue controlar.  Nesse quesito, são observadas as oportunidades que existem no mercado, como as tendências/novidades, expansão da linha de produtos, chances de conquistar novos clientes, ou seja, o que pode gerar receita e valor. Também são exploradas as ameaças que a empresa pode sofrer, como novas empresas para o mesmo nicho, queda no padrão de consumo, investimento de novas tecnologias por concorrentes ou o que puder afetar negativamente a receita ou a imagem do negócio.

Uma dica é listar todos os pontos levantados em um quadrante, separado nesses 4 aspectos. Depois, dê uma nota de prioridade para cada item, seguindo o critério de sua preferência, e classifique cada item da lista de 5 (excelente) a 1 (fraco). Multiplique a nota de prioridade pela classificação, logo obterá um valor x sobre aquele item final, que te dará uma visão ampliada sobre onde focar esforços.

Mantendo a empresa preparada para os desafios

Em tempos incertos, a Matriz SWOT cai como uma luva para definir relações existentes entre os pontos fortes e fracos da empresa com o que se verifica de mais importante no mercado, seja a nível local ou global. A análise permite entender a posição de sua empresa comparada a seus concorrentes, conferindo mais confiança, segurança e força para lidar com os imprevistos e situações desafiadoras.
 

Fonte: Endeavor