Se sua empresa optou por customizar o sistema de gestão
empresarial (ERP) nos últimos anos, as futuras atualizações da tecnologia
provavelmente vão ser mais difíceis. Isso porque, as mudanças geradas podem
entrar em conflito com os patches do sistema. Mas, por outro lado, se a
companhia estiver utilizando um ERP sob demanda com poucas personalizações,
talvez não esteja usando todos os requisitos importantes para os negócios.
Então, o que o CIO deve fazer? E como descobrir o que fazer se
upgrades ou substituições terão de ser realizadas?
Essas são dúvidas enfrentadas regularmente por empresas de todos
os tamanhos quando o assunto é o futuro das implementações de ERP na
organização, diz Rebecca Wettemann, analista de ERP do Nucleus Research Inc.
"Nós vemos mais e mais CIOs optando pela mínima
customização”, afirma. "Na última rodada de implementações de ERP que as
empresas realizaram, talvez há dez anos, elas optaram por efetuar diversas
customizações. Mas eu diria que a maioria, cerca de 90%, está hoje fazendo o
inverso. O que resulta em uma adoção mais barata. Essa movimentação torna os
upgrades menos perturbadores e menos custosos”, avalia.
Parte da razão que gerou essa tendência é que os fornecedores de
ERP estão agora reconhecendo que, se construir aplicações que incluem
verticalização, será mais fácil para as empresas adotar a tecnologia com menos
problemas e menos customizações, pontua.
"As aplicações verticalizadas" são desenhadas para
indústrias específicas. Por isso, são projetadas para se encaixar em diferentes
tipos de empresas. Para ajudar as aplicações se ajustarem à companhia, os
fornecedores incluem componentes que os usuários podem configurar de acordo com
as demandas dos negócios, sem a necessidade de escrever códigos ou efetuar uma
personalização profunda.
Isso significa que as aplicações verticalizadas podem ser
atualizadas mais facilmente e gerar menos problemas depois da atualização do
código do sistema.
Um fornecedor que executa bem essa tarefa é a NetSuite, empresa
que oferece ERP na nuvem e que permite muitas customizações nos produtos, diz a
analista da Nucleus Research. Mesmo alguns dos grandes fornecedores no mercado
de ERP tendem hoje a não indicar grandes personalizações.
"Se você for à Oracle, eles vão dizer para não customizar o
produto", diz Rebecca. "Eles vão orientá-lo a usar um aplicativo
verticalizado”, afirma. Segundo a analista, esse virou um mantra no mercado de
ERP.
"O que estamos vendo são empresas dizendo ‘vamos adotar essa
estratégia agora porque sempre poderemos ajustar ou alterar a plataforma mais
tarde’", diz. A ideia de que o ERP é um grande curativo e que nada pode
mudar depois de implementá-lo está acabando.
"Os clientes veem isso como uma jogada menos arriscada, uma
maneira mais previsível para implementar um ERP e uma forma de minimizar as
interrupções e os custos ao longo do tempo", avalia.
Há outros quesitos que devem ser levados em consideração, como a
certeza de que encontrará um parceiro de confiança para trabalhar com você
durante a atualização do ERP, aconselha.
"Eu escuto isso de muitos clientes", pontua. "No
ERP, o sucesso não depende apenas do software, mas do parceiro também. E a
escolha de um integrador significa encontrar aquele que tenha experiência
suficiente para guiá-lo quando você quiser migrar para o modelo em nuvem ou
realizar alguma personalização” afirma. “A companhia vai em busca de alguém que
já tenha realizado essas atividades antes para poder ajudá-lo no sucesso da
ação”, completa.
Ao decidir a estratégia de ERP, é importante ainda trabalhar com
os usuários da tecnologia e ouvir opiniões.
"As pessoas estão-se tornando os proprietários das unidades
de negócios e agora os usuários finais são envolvidos no processo muito mais
cedo", diz ela. "Isso significa que a equipe está mais envolvida e
efetuando testes de usabilidade. Isso não era tão comum há alguns anos."
Então, o que mudou?
"Hoje, os CIOs perceberam que o usuário é realmente crítico
para o sucesso de uma implementação de ERP", diz Wettemann. "Se os
usuários atuarem no projeto desde o início, poderão dar um feedback muito bom
para que a empresa possa resolver problemas antes que eles se tornem
realidade”, assinala.
Outro benefício do envolvimento dos usuários no processo é que
esse sistema permite mostrar aos usuários como um aplicativo pode facilitar
suas vidas, diz Rebecca. "Essa abordagem geralmente parte de CIOs que
provavelmente testemunharam grandes falhas em ERPs que ocorreram devido a
problemas de adoção do usuário."
É importante também, diz ela, não subestimar a capacidade
tecnológica dos usuários corporativos, mesmo quando você está mostrando novas
funcionalidades. "Eles estão ficando cada vez mais experientes em todos os
lugares”, diz.
Conforme a organização explora suas estratégias de ERP, é uma boa
ideia ainda envolver os usuários em discussões sobre os produtos e os
fornecedores que a TI está considerando, afirma a analista. “Eles podem dar uma
avaliação honesta com base em suas próprias experiências."
Não importa o caminho que você tome, há várias questões-chave para
pensar antes de continuar, afirma Rebecca.
1º A aplicação que você está revendo já tem funcionalidades
verticais e é configurável da forma que você precisa para os seus processos de
negócio? Será que a tecnologia é capaz de fazer o que você deseja? Será que vai
funcionar para os seus usuários?
2º O fornecedor e os parceiros têm referências de empresas e
indústrias como a sua? Será que eles têm de fazer customizações em vez de
simplesmente configurar? Quantas personalizações esse processo envolve?
3º Essa é uma iniciativa liderada pelo CIO ou pela área de
negócios? Se você tiver um apoio empresarial forte, pode efetuar uma mudança
maior no sistema de gestão, o que significa menos customização do código.
Se você optar por atualizar, personalizar, ou substituir, o ERP tem
de se adequar à empresa, aos negócios e às necessidades para ser, de fato, um
sucesso.
Um ponto importante para se lembrar é que você e sua empresa não
estão sozinhos em suas decisões sobre o caminho que o ERP tem de tomar. Muitas
organizações de grande ou pequeno porte estão passando por problemas
semelhantes.
"Muitas empresas de médio porte estão optando por implementar
um ERP pela primeira vez, enquanto as grandes organizações estão avaliando
mudanças e atualizações", diz a analista. "No mundo Oracle, por
exemplo, a maioria está em busca de upgrades nesse momento e esperando para ver
o que acontece com o Fusion, geração avançada de ERP da fornecedora. No mundo
SAP, não vemos novas implementações agora", finaliza.
Todd R. Weiss, da
CIO.com
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