Multitarefas = improdutividade disfarçada

Somos levados a crer, a maior parte do tempo, de que executar várias tarefas simultaneamente é uma coisa boa. A boa capacidade para ser multitarefas também pode diferenciá-lo no mundo dos negócios. Muitas descrições de vagas e anúncios de emprego pedem pessoas com boas habilidades em ser multitarefas. Você é um bom em fazer várias tarefas ao mesmo tempo? Claro que você é! Quem, em sã consciência, vai dizer que não tem capacidade de lidar com múltiplas situações simultâneas? Ou quem é que vai dizer: “Eu posso trabalhar com múltiplas tarefas, mas eu acho que é uma coisa estúpida… as pessoas se distraem e fazem menos… faça o que é mais importante em primeiro lugar, em seguida, passe para a próxima tarefa”.

Se eles querem que você seja capaz de trabalhar com múltiplas tarefas, então faça o que fizer não diga a afirmação acima. No entanto, ela faz sentido e, na realidade, é provavelmente o que todo mundo realmente quer de seus empregados. Eles querem que você:

1. Seja capaz de identificar o que é mais importante;

2. Concentre seus esforços nessa tarefa mais importante;

3. Seja capaz de finalizá-la, guardá-la, e passar para a próxima tarefa mais importante;

4. Faça tudo isso de forma rápida, eficiente e sem ter que ser avisado o tempo todo qual é a próxima tarefa na lista.

O empregado que pode fazer todas essas coisas será bem sucedido, cresce na organização e, no caso de gerenciamento de projetos, sempre entrega sucesso e liderança sobre os projetos que está gerenciando. Vamos falar mais sobre isso…

Faça o que é mais importante primeiro

A capacidade de vasculhar a bagunça e identificar qual a atividade de maior prioridade requer confiança, experiência, liderança e habilidades de tomada de decisão. Assuma o controle, pegue a tarefa mais importante e veja se foi feita, ou se ao menos foi delegada ao topo da lista de alguém.

Ser multitarefa parece bom… na teoria. E há definitivamente momentos em que absolutamente precisamos de habilidades multitarefas. No entanto, isso pode levar a ineficiência, distração e atividades mais importantes permanecendo parcialmente concluídas ou esquecidas. Garantir que o que é importante está sendo feito primeiro é fundamental para o sucesso do projeto.

Termine e passe para a próxima

Não é apenas o suficiente identificar a tarefa mais importante. Você deve se certificar de que ela seja feita, seja por você ou por outra pessoa. Termine o que iniciou antes de seguir em frente ou acompanhe a conclusão com o membro da equipe ao qual você atribuiu a tarefa. Apenas certifique-se que seja feito antes iniciar a próxima tarefa.

Faça sem supervisão excessiva

Finalmente, certifique-se de fazê-lo sem muita supervisão. Seu diretor do escritório de projetos ou departamento de RH podem dizer que querem alguém multitarefas, mas o que eles realmente querem é o que eu mencionei acima. Alguém autodidata, uma pessoa empreendedora, alguém que pode ver o que é importante e o faça sem que precisem ficar dizendo o que é importante e o que você deve fazer em seguida. E no mundo de gerenciamento de projetos, um gerente de projetos tem de ser capaz de resolver de forma rápida e eficiente as tarefas do projeto e saber o que precisa ser feito em seguida, especialmente quando há problemas sobre o projeto que precisam ser abordados.

O que deve ser feito neste instante? Faça ou delegue a alguém. Mantenha uma estreita vigilância se você delegou a tarefa, e a execute corretamente se é uma tarefa sua como gerente de projetos. Devemos marcar vitórias primeiro nas tarefas críticas antes de passar para a próxima. É assim que cada dia deve começar. Sempre comece o dia se perguntando: “Qual é a coisa mais importante que eu preciso fazer para o meu projeto agora?”. Faça isso e, em seguida, siga em frente e faça essa pergunta de novo, e de novo, e de novo…

Por Brad Egeland