Home Office: como lidar com a distância, horas extras e ferramentas da empresa?

É preciso muita disciplina para trabalhar em casa

 O trabalho em home office é um sonho para uma boa parte de nós profissionais.

Estar no ‘aconchego do lar’, não enfrentar o trânsito caótico da maioria das cidades brasileiras, ter liberdade de escolher a que horas iniciar e terminar as atividades parecem ser algumas das afirmações mais comuns para eleger o home office como uma meta a ser alcançada. Mas, nem tudo são flores!

Uma verdade, que devemos considerar, é que o home office é para poucos: os altamente disciplinados.

E o que é disciplina? Segundo os dicionários, a palavra significa o conjunto de leis ou ordens que regem o funcionamento regular de uma organização ou coletividade. Assim, mesmo em casa, somos profissionais que estamos submetidos a processos, procedimentos e regras que norteiam uma tarefa que nos foi designada.

E mesmo que estejamos com a aparente sensação de maior liberdade para agir e trabalhar, estamos sujeitos aos ordenamentos organizacionais que definem as atividades que desenvolveremos, os recursos tecnológicos e informações às quais teremos acesso e as interações sociais que estabeleceremos com as pessoas dentro e fora da Cia.

Pode-se, então, entender que o perfil do profissional para o trabalho em home office passa por competências como habilidade para coleta e análise de dados, estabelecimento de prioridades, desenvolvimento de planejamento e estratégia, elaboração de plano de trabalho, gerenciamento de tarefas e detalhes, capacidade de tomada de decisão e independência, dentre outras.

Estas competências certamente são de fundamental importância para a organização do trabalho em home office, proporcionando um eficaz gerenciamento da distância que o mesmo estabelece dos superiores, pares e parceiros.

Algumas características pessoais do profissional em home office também são aspectos importantes a considerar, pois como o acesso à organização dá-se, via de regra, com os recursos da tecnologia, todo o zelo com as ferramentas de trabalho e com as informações confidenciais mostra-se de alta relevância.

Comprometimento, confiabilidade, responsabilidade, racionalidade, autocontrole e segurança são características que realçam a habilidade de lidar com o capital intelectual da organização e com o que pode ser compartilhado, garantindo os padrões de ética e moral no trabalho.

E, para o sucesso do home office, notadamente, não podemos deixar de ressaltar que um comportamento pautado na transparência das ações é fundamental, pois se como dissemos no início deste artigo, que esta modalidade de trabalho é o sonho de muito de nós, temos de ter ainda mais cuidado no cumprimento dos horários de trabalho e das atividades.

Somos os guardiães de nosso tempo e de nossas responsabilidades corporativas, mas temos que lembrar que não estamos sozinhos e que, a todo o momento, podemos – e devemos –, reportar a quem de direito, nossos atos. Compartilhar informações sobre as horas de trabalho, tarefas desenvolvidas, horas excedentes de atividade, dificuldades encontradas, problemas e soluções geradas, como se estivéssemos na empresa é nosso dever, pois fazemos parte de uma equipe e com ela estamos ligados, graças às maravilhas da tecnologia.

Então, vamos aproveitar a oportunidade do home office, também, para aprimorar nossas competências, habilidades e atitudes. Estaremos ganhando muito mais do que, apenas, trabalhar em casa!

Fonte: Administradores

O modelo de orçamento base zero para o Varejo.

Saiba quanto custa cada atividade nos departamentos de sua empresa

O modelo de orçamento base zero pode ajudar na tarefa e ainda gerar 17% de economia

Uma rede de supermercados apostou na expansão orgânica e abriu várias lojas. Tudo parecia bem, mas o endividamento avançou de maneira alarmante. E, para piorar, algumas unidades inauguradas não atingiram a receita esperada. A situação se complicou a ponto de credores executarem garantias, como o patrimônio dos acionistas. O futuro da empresa estava seriamente comprometido e era preciso uma virada radical. Essa virada ocorreu com a implantação do orçamento base zero (OBZ), um modelo que não considera o histórico das atividades e despesas, mas é feito a partir do zero, e com a necessidade de justificar cada despesa.

O exemplo é real e ocorreu em uma rede atendida pela consultoria Falconi, cujo nome não pode ser revelado por sigilo contratual. "O trabalho reduziu gastos, reverteu a geração de caixa e garantiu a sobrevivência da empresa", diz Flávio Boan, sócio-diretor da Falconi. Com a casa arrumada, o supermercado conseguiu um sócio estratégico, que entrou no negócio ao constatar que as condições tornaram-se propícias.

Esse exemplo bem-sucedido do setor supermercadista repete o sucesso que empresas de diversos ramos tiveram com a implantação do OBZ. Um dos casos mais conhecidos é o da fabricante de bebidas Ambev, considerada referência em corte de gastos e eficiência.

Flávio Boan explica que, enquanto o orçamento tradicional é feito de maneira incremental, tendo como base o ano corrente e acrescendo-se previsão de inflação e recursos para novos projetos, o OBZ requer a checagem de tudo o que é feito dentro de cada setor. "Uma das grandes vantagens é questionar os gastos de forma eficiente. Pode ser aplicado em qualquer empresa, em relação a todos os tipos de gastos, exceto de mercadoria vendida", explica. No OBZ, é avaliado o custo de cada procedimento, como reposição de produtos, relatórios mensais de prevenção de perdas, emissão de faturas, etc. Com isso, muito do que era feito automaticamente pode ser questionado. "Há casos em que uma área mantém duas pessoas trabalhando para gerar relatórios que foram pedidos lá atrás por um gestor, mas que não são importantes. Ao mesmo tempo a empresa também conta com apenas dois profissionais para comprar categorias de produto fundamentais", exemplifica o sócio-diretor da Falconi. Distorções como essas aparecem na implantação do OBZ e podem ser corrigidas.

O OBZ é uma forma eficiente de reduzir despesas num cenário de queda de receita ou de margens brutas, por isso costuma atrair a atenção de muitos empresários em momentos de crise, como o atual. No entanto, Flávio Boan garante que pode ser importante mesmo em momentos de receitas estáveis ou até crescentes, para fazer frente a concorrentes que crescem em ritmo acelerado. "É uma ferramenta de sobrevivência, mas também pode ser fonte de recursos", esclarece o sócio-diretor da Falconi.

Na implantação do OBZ, é fundamental o comprometimento e a participação da cúpula da empresa, conforme lembra Luís Felício, sócio da Galeazzi & Associados. Afinal, começar um orçamento do zero significa mudar a cultura orçamentária da organização, podendo haver certo desconforto e resistência inicial. O primeiro passo é a presidência fazer uma carta diretriz com as metas de receita, margem, patamar de despesa, etc. A partir dessas metas se inicia a análise das atividades de cada setor e se constrói o orçamento. "É como se colocássemos um preço em cada atividade. No RH, por exemplo, quanto custa fazer a folha de pagamento, quanto custa demitir funcionários?", exemplifica Felício. A análise vai revelar toda as despesas e a vantagem de cada uma delas para a organização. "É um orçamento em camadas, sempre considerando o custobenefício para a companhia", explica Sergio Cesari, sócio da Galeazzi & Associados. Todos os gastos são classificados por nível de prioridade e discutidos primeiro dentro de cada diretoria e depois em reunião conjunta com a presidência. É a hora de definir o que fica. "Muitas coisas vão deixar de ser feitas porque nunca deveriam ter sido feitas", resume Luís Felício. Ou seja, vários itens serão excluídos, entrando no orçamento apenas os recursos mínimos para que a empresa continue funcionando, além de recursos que adicionam qualidade, agilidade e valor à operação, e contribuem para diferenciar a empresa no mercado.

Segundo a Galeazzi & Associados, o processo costuma demorar quatro a cinco meses. Depois de realizado, não é preciso repetir anualmente – por ao menos três ou quatro anos a empresa passa a fazer orçamentos comuns a partir da base orçamentária definida pelo OBZ. "É comum observarmos redução de 17% nas despesas", afirma Luís Felício, lembrando que esse índice varia muito de uma empresa para outra. Na visão da Galeazzi & Associados, orçamento base zero é mais indicado a companhias com nível de despesa superior a R$ 200 milhões.

As consultorias que implantam OBZ treinam e acompanham as equipes durante o processo. Algumas incluem no pacote softwares específicos para organizar o lançamento das despesas. Para Cláudio Ulysses, professor de ciências contábeis do IBMEC-RJ, além do benefício principal, que é o corte de despesas, o OBZ melhora também a integração entre as áreas, o que fortalece a companhia. "Quando bem feito, os departamentos e os gestores passam a se comunicar melhor e a trabalhar juntos em muitos momentos ou projetos", afirma. Cláudio Ulysses lembra que, ao perceber a necessidade de enxugar gastos, muitas empresas partem logo para o corte de funcionários, o que costuma gerar insegurança e perda de produtividade nas equipes. "Em vez disso, o orçamento base zero é uma das ferramentas para cortar despesas sem ter impacto nas atividades", completa o professor do IBMEC-RJ.

ORÇAR DESPESAS DO ZERO

O orçamento é construído a partir de uma base zero e da análise do custo-benefício das atividades e despesas. Ou seja, não considera a base histórica

- Assegura a correta alocação dos recursos com base nos objetivos definidos na estratégia da empresa

- É desenvolvido de forma participativa, com intensa comunicação entre as áreas para garantir alinhamento

Objetivos

- Que os recursos sejam alocados conforme as prioridades da organização

- Estimular adequadas análises orçamentárias, técnicas de planejamento e comunicação em todos os níveis

- Controlar o crescimento de despesas de administração, vendas, pessoal e custos relacionados, bem como encontrar oportunidades para redução de gastos em geral

- Utilização eficiente dos recursos

Conceitos básicos

- Limiar: corresponde à entrada no orçamento apenas dos recursos mínimos para a empresa continuar funcionando

- Pacotes de decisão (incrementos): orçamento de todos os recursos que possam adicionar qualidade, agilidade e valor ao serviço/operação. Os incrementos são organizados por prioridades, para o atingimento das metas da companhia

- Priorização: quando gestores das áreas propõem seus orçamentos, os recursos são priorizados por meio de um processo de votação. Isso considerando-se as metas estabelecidas pela empresa para o próximo período

Fonte: Galeazzi & Associados

Entenda o que é o Simples Nacional.

Entenda como esse regime tributário pode facilitar a vida de micro e pequenos empreendedores, apesar de não ser tão simples assim.

Na coluna anterior (O que você precisa saber sobre tributos), apresentamos uma visão geral sobre a tributação, elencando os principais tributos incidentes sobre as atividades econômicas, as formas de recolhimento, e algumas preocupações que os empreendedores devem ter com esse tema.

Agora, faremos uma exposição sobre o Simples Nacional, que consiste em um sistema de tributação diferenciado, simplificado e favorecido, que consolida, em um único recolhimento, diversos tributos federais (IRPJ, CSL, PIS, COFINS, IPI e contribuição previdenciária patronal), estaduais (ICMS) e municipais (ISS), facilitando a vida das microempresas e das empresas de pequeno porte.

Essa sistemática simplificada pode ser utilizada apenas pelas empresas com receita bruta anual inferior a R$ 3.600.000,00. Para start-ups, o limite será proporcional ao número de meses do ano em que tiverem exercido atividade. Integra a receita bruta o produto da venda de bens e serviços, excluindo-se as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos.

No Simples, o cálculo do valor devido mensalmente é feito por meio da aplicação, sobre a receita bruta mensal, de uma das alíquotas constante das diversas tabelas previstas na legislação, aplicáveis de acordo com o tipo de atividade. No caso do comércio, a alíquota varia de 4% a 11,61%; na indústria, de 4,5% a 12,11%; e na maioria dos serviços, de 6% a 17,42%.

Além do porte da empresa, existem inúmeras outras restrições para a opção pelo Simples, dentre as quais se destacam as seguintes:

1) o quadro societário não pode conter pessoas jurídicas, nem sócios estrangeiros;
2) algumas atividades não podem ser exercidas, nem constar do contrato social da empresa (ex: profissões regulamentadas, consultoria, intermediação de negócios, agência de publicidade, cessão de mão-de-obra);
3) a empresa não pode ter débitos tributários em aberto;
4) os sócios não podem ter participação superior a 10% no capital social de outra pessoa jurídica (no caso da receita global das empresas ultrapassar R$ 3.600.000,00 por ano);

Além do limite de faturamento acima, também é admitido, no Simples, um faturamento decorrente da exportação de mercadorias de até R$ 3.600.000,00 por ano.

Para maiores detalhes sobre o Simples, vale consultar o site da Receita Federal, que contém uma lista de respostas sobre quase 200 perguntas sobre o tema, incluindo dúvidas sobre a forma e o prazo de opção, a lista de atividades vedadas, as hipóteses e consequências da exclusão (voluntária ou compulsória) da empresa, o tipo de nota fiscal a ser emitida, os livros contábeis exigidos, os sublimites de faturamento para a inclusão do ICMS no Simples, as condições para parcelamento dos valores mensais, os casos de substituição tributária e de retenção na fonte, entre outros assuntos relevantes.

Fonte: ENDEAVOR

APENAS O ESSENCIAL - Quer ser bem-sucedido? Faça menos!

“Mais produtividade, menos estresse, mais alegria” – É com essa frase que o consultor inglês Greg McKeown resume as promessas da filosofia que batiza seu recente best-seller, “Essencialismo: A disciplinada busca por menos”.

O profissional “essencialista”, explica McKeown, é aquele que vê claramente a diferença entre o desnecessário e o indispensável. A teoria soa simples: ao dizer “não” a tarefas irrelevantes, você investe toda a sua energia só naquilo que é essencial. Como resultado, o seu desempenho vai às alturas.

A prática pode ser mais complicada, mas McKeown, nomeado um dos “Jovens Líderes Globais” pelo Fórum Econômico Mundial, procura viver o que prega. Para escrever o livro, ele trabalhou por nove meses em “modo monge”, isolado num escritório privado no quintal de sua casa em Menlo Park, Califórnia.

A capacidade de se concentrar apenas no essencial, defende o britânico, é o segredo para o sucesso em um mundo hiperconectado e cada vez mais abarrotado de informações, opiniões e tarefas. Veja, a seguir, os principais trechos da conversa exclusiva da Exame.com com McKeown, que entrou para a lista dos autores mais lidos em 2015, segundo o jornal “The New York Times”:

Exame.com: Muitos profissionais têm se sentido, ao mesmo tempo, sobrecarregados e improdutivos. O que explica esse paradoxo?

Greg McKeown: Na última década, a humanidade se deparou com uma explosão de escolhas. Mais do que isso, também se criou um excesso na oferta de opiniões sobre todos os assuntos na internet.

Diante disso, as pessoas estão deixando de ser seletivas, elas tentam fazer um pouco de tudo. O resultado é que elas sentem que estão sempre trabalhando, mas que também estão sempre atrasadas.

Então o problema não é a falta de tempo, mas a dificuldade de fazer escolhas?

Exatamente. Existem recursos finitos que podem ser encaixados em possibilidades infinitas. Ora, quando você é funcionário de uma empresa, o que você espera do seu CEO? Que ele faça escolhas estratégicas e invista naquilo que pode fazer a empresa se desenvolver. Mas aqui está uma provocação: como CEO da sua própria vida, será que você está alocando os seus próprios recursos de forma inteligente?

Isso permite “fazer mais com menos”, um lema típico do discurso corporativo atual?

Permite fazer menos, mas melhor. Essas são as três palavras mágicas do essencialismo: “menos, mas melhor”. Não é só uma frase bonita para lembrar de vez em quando, é toda uma filosofia de vida e de carreira. Ela permite que você use melhor os recursos de que dispõe.

Fazer menos não é, de certa forma, contrariar uma norma cultural do mundo empresarial, que normalmente premia quem faz mais?

Sim. O essencialismo é uma espécie de contracultura. Passei o último ano trabalhando essa filosofia em diversos países, e me espantei com a imensa diferença entre a minha proposta e a mentalidade reinante nas empresas. Mesmo assim, é possível ser um essencialista num ambiente não-essencialista. Mas é um processo que demanda tempo e paciência.

Como funciona esse processo?

Antes de tudo, é preciso mudar a sua própria mentalidade. Depois de um longo período de pesquisa, quando você finalmente descobre o que é essencial e traz valor para o seu trabalho, então você se torna apto a negociar com seu sócio, com o seu CFO, até com a sua sogra.

Quando sabe o que é essencial, você conquista o direito de recusar tarefas irrelevantes. De forma educada, claro, porém firme. Não se deve dizer simplesmente: “Não, não vou fazer isso”. É melhor dizer: “Veja, esta tarefa é interessante, mas acho que aquele outro caminho pode trazer mais resultado”. Antes de negociar, você precisa saber, com propriedade, o que é essencial. Ter essa clareza traz um grande empoderamento.

Como saber o que é essencial?

Você precisa revisar toda a sua vida, desde o início, pensar no legado dos seus avós, dos seus pais. Do dia em que nasceu até hoje, quando a vida foi boa? Quando a vida foi ruim? Quais são os seus objetivos a longo prazo? Como você quer que os seus netos se lembrem de você?

Pensar com uma perspectiva longa, tanto na direção do passado quanto do futuro, é o segredo para perceber o que é essencial. Esse distanciamento do olhar é o que está por trás do pensamento do essencialista.

Quem não tem essa mentalidade está apenas reagindo ao próximo email que recebe, está apenas respondendo à agenda das outras pessoas.

A filosofia do essencialismo também é válida em tempos mais vulneráveis, como os de uma crise econômica?

Se você tem medo, realmente é uma estratégia arriscada para tempos difíceis. Mas só se você executá-la mal. Se fizer as coisas do jeito certo, você pode ter uma grande vantagem profissional em qualquer ambiente econômico. Na verdade, a vantagem é ainda maior num ambiente de crise.

Se você não souber implementar a mentalidade essencialista, ela pode ser perigosa. Mas, se souber usá-la bem, ela pode ser um grande impulso para seu negócio.

Fonte: EXAME