O modelo de orçamento base zero para o Varejo.

Saiba quanto custa cada atividade nos departamentos de sua empresa

O modelo de orçamento base zero pode ajudar na tarefa e ainda gerar 17% de economia

Uma rede de supermercados apostou na expansão orgânica e abriu várias lojas. Tudo parecia bem, mas o endividamento avançou de maneira alarmante. E, para piorar, algumas unidades inauguradas não atingiram a receita esperada. A situação se complicou a ponto de credores executarem garantias, como o patrimônio dos acionistas. O futuro da empresa estava seriamente comprometido e era preciso uma virada radical. Essa virada ocorreu com a implantação do orçamento base zero (OBZ), um modelo que não considera o histórico das atividades e despesas, mas é feito a partir do zero, e com a necessidade de justificar cada despesa.

O exemplo é real e ocorreu em uma rede atendida pela consultoria Falconi, cujo nome não pode ser revelado por sigilo contratual. "O trabalho reduziu gastos, reverteu a geração de caixa e garantiu a sobrevivência da empresa", diz Flávio Boan, sócio-diretor da Falconi. Com a casa arrumada, o supermercado conseguiu um sócio estratégico, que entrou no negócio ao constatar que as condições tornaram-se propícias.

Esse exemplo bem-sucedido do setor supermercadista repete o sucesso que empresas de diversos ramos tiveram com a implantação do OBZ. Um dos casos mais conhecidos é o da fabricante de bebidas Ambev, considerada referência em corte de gastos e eficiência.

Flávio Boan explica que, enquanto o orçamento tradicional é feito de maneira incremental, tendo como base o ano corrente e acrescendo-se previsão de inflação e recursos para novos projetos, o OBZ requer a checagem de tudo o que é feito dentro de cada setor. "Uma das grandes vantagens é questionar os gastos de forma eficiente. Pode ser aplicado em qualquer empresa, em relação a todos os tipos de gastos, exceto de mercadoria vendida", explica. No OBZ, é avaliado o custo de cada procedimento, como reposição de produtos, relatórios mensais de prevenção de perdas, emissão de faturas, etc. Com isso, muito do que era feito automaticamente pode ser questionado. "Há casos em que uma área mantém duas pessoas trabalhando para gerar relatórios que foram pedidos lá atrás por um gestor, mas que não são importantes. Ao mesmo tempo a empresa também conta com apenas dois profissionais para comprar categorias de produto fundamentais", exemplifica o sócio-diretor da Falconi. Distorções como essas aparecem na implantação do OBZ e podem ser corrigidas.

O OBZ é uma forma eficiente de reduzir despesas num cenário de queda de receita ou de margens brutas, por isso costuma atrair a atenção de muitos empresários em momentos de crise, como o atual. No entanto, Flávio Boan garante que pode ser importante mesmo em momentos de receitas estáveis ou até crescentes, para fazer frente a concorrentes que crescem em ritmo acelerado. "É uma ferramenta de sobrevivência, mas também pode ser fonte de recursos", esclarece o sócio-diretor da Falconi.

Na implantação do OBZ, é fundamental o comprometimento e a participação da cúpula da empresa, conforme lembra Luís Felício, sócio da Galeazzi & Associados. Afinal, começar um orçamento do zero significa mudar a cultura orçamentária da organização, podendo haver certo desconforto e resistência inicial. O primeiro passo é a presidência fazer uma carta diretriz com as metas de receita, margem, patamar de despesa, etc. A partir dessas metas se inicia a análise das atividades de cada setor e se constrói o orçamento. "É como se colocássemos um preço em cada atividade. No RH, por exemplo, quanto custa fazer a folha de pagamento, quanto custa demitir funcionários?", exemplifica Felício. A análise vai revelar toda as despesas e a vantagem de cada uma delas para a organização. "É um orçamento em camadas, sempre considerando o custobenefício para a companhia", explica Sergio Cesari, sócio da Galeazzi & Associados. Todos os gastos são classificados por nível de prioridade e discutidos primeiro dentro de cada diretoria e depois em reunião conjunta com a presidência. É a hora de definir o que fica. "Muitas coisas vão deixar de ser feitas porque nunca deveriam ter sido feitas", resume Luís Felício. Ou seja, vários itens serão excluídos, entrando no orçamento apenas os recursos mínimos para que a empresa continue funcionando, além de recursos que adicionam qualidade, agilidade e valor à operação, e contribuem para diferenciar a empresa no mercado.

Segundo a Galeazzi & Associados, o processo costuma demorar quatro a cinco meses. Depois de realizado, não é preciso repetir anualmente – por ao menos três ou quatro anos a empresa passa a fazer orçamentos comuns a partir da base orçamentária definida pelo OBZ. "É comum observarmos redução de 17% nas despesas", afirma Luís Felício, lembrando que esse índice varia muito de uma empresa para outra. Na visão da Galeazzi & Associados, orçamento base zero é mais indicado a companhias com nível de despesa superior a R$ 200 milhões.

As consultorias que implantam OBZ treinam e acompanham as equipes durante o processo. Algumas incluem no pacote softwares específicos para organizar o lançamento das despesas. Para Cláudio Ulysses, professor de ciências contábeis do IBMEC-RJ, além do benefício principal, que é o corte de despesas, o OBZ melhora também a integração entre as áreas, o que fortalece a companhia. "Quando bem feito, os departamentos e os gestores passam a se comunicar melhor e a trabalhar juntos em muitos momentos ou projetos", afirma. Cláudio Ulysses lembra que, ao perceber a necessidade de enxugar gastos, muitas empresas partem logo para o corte de funcionários, o que costuma gerar insegurança e perda de produtividade nas equipes. "Em vez disso, o orçamento base zero é uma das ferramentas para cortar despesas sem ter impacto nas atividades", completa o professor do IBMEC-RJ.

ORÇAR DESPESAS DO ZERO

O orçamento é construído a partir de uma base zero e da análise do custo-benefício das atividades e despesas. Ou seja, não considera a base histórica

- Assegura a correta alocação dos recursos com base nos objetivos definidos na estratégia da empresa

- É desenvolvido de forma participativa, com intensa comunicação entre as áreas para garantir alinhamento

Objetivos

- Que os recursos sejam alocados conforme as prioridades da organização

- Estimular adequadas análises orçamentárias, técnicas de planejamento e comunicação em todos os níveis

- Controlar o crescimento de despesas de administração, vendas, pessoal e custos relacionados, bem como encontrar oportunidades para redução de gastos em geral

- Utilização eficiente dos recursos

Conceitos básicos

- Limiar: corresponde à entrada no orçamento apenas dos recursos mínimos para a empresa continuar funcionando

- Pacotes de decisão (incrementos): orçamento de todos os recursos que possam adicionar qualidade, agilidade e valor ao serviço/operação. Os incrementos são organizados por prioridades, para o atingimento das metas da companhia

- Priorização: quando gestores das áreas propõem seus orçamentos, os recursos são priorizados por meio de um processo de votação. Isso considerando-se as metas estabelecidas pela empresa para o próximo período

Fonte: Galeazzi & Associados