Kanban: como ver as tarefas te ajuda a melhorar processos.

Com certeza você já ouviu dizer que usar posts-its para organizar tarefas é uma ótima ideia. Ao contrário do que você pode estar pensando, as pessoas não usam esses bloquinhos adesivos por eles serem coloridinhos e deixarem o mural mais bonitinho. Há uma ciência por trás disso, e o nome dela é Kanban.

A história do Kanban começa no Japão, nos anos 50, mais precisamente na Toyota, que passava por um momento muito delicado. À beira da falência, a empresa lidava com a falta de recursos e a necessidade de se modernizar para acompanhar o desenvolvimento do mercado.

A solução, e a consequente volta por cima da empresa, aconteceu a partir do desenvolvimento de um novo sistema de estratégia de manufatura que fizesse a empresa obter lucro e sustentabilidade para atingir o crescimento. Assim, inspirado na obra de Henry Ford “Today and Tomorrow”, foi desenvolvido o JIT (Just In time) e outra metodologia, o Kanban que, curiosamente, nasceu inspirado no sistema de organização e funcionamento dos supermercados americanos, que recolocavam mercadorias nas prateleiras a partir do momento em que elas eram vendidas. A autoria dessas duas soluções é atribuída a um engenheiro oriundo da região da Manchíria, na China, chamado Taiichi Ohno.

 Afinal, o que é Kanban?

Kanban é um termo de origem japonesa que significa, literalmente, “cartão” ou “sinalização”. O sistema, criado na década de 50 e implementado pela primeira vez na Toyota, propõe a utilização de cartões (ou os famosos post-its) para indicar e acompanhar e maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas.

Então, imagine um grande quadro com dois eixos: um com as tarefas que precisam ser executadas, o outro as etapas de execução (“para executar”, “em andamento”, e “Finalizado”, por exemplo). Conforme as tarefas são desempenhadas, o post-it é colocado no campo correspondente ao status da tarefa. Rápido, fácil e indolor.

E funciona mesmo?

A princípio pode parecer algo meio besta, mas, acredite, o método funciona. Na Toyota, a natureza visual do Kanban facilitou muito o trabalho das equipes de produção e montagem, pois melhorou a comunicação entre a equipe e o entendimento de quais tarefas precisavam ser feitas e quando. Além disso, o sistema também ajudou a padronizar os processos e diminuir desperdícios.

Mas isso foi nos anos 50… o mundo hoje é outro

Pois é. Mudou muito. Uma das grandes diferenças é que hoje em dia existe e-mail, não é? E eu te pergunto: quanto tempo você perde localizando informações atualizações de status sobre o andamento de projetos na sua caixa postal lotada?

Agora, imagine se aquela infinidade de e-mails, planilhas e listas de pendências com informações fosse substituída por um grande quadro e bastasse apenas mudar um post-it de lugar para atualizar o status compartilhar a informação com toda a equipe? Com certeza a empresa ganharia muito em agilidade.

Com o Kanban, você vê, literalmente, o trabalho

Já dizia o ditado que uma imagem vale mais do que mil palavras. E a ciência comprova isso. A capacidade do cérebro de processar informações visuais é muito maior do que a de processar informações textuais. Mas muito maior mesmo.

Usando o Kanban, é possível ver todo o trabalho e entender com mais facilidade quais tarefas precisam ser realizadas e quais já foram cumpridas. Assim, a ferramenta permite que você observe o fluxo e consiga identificar gargalos e filas.

Quando você olha para seu processo graficamente, fica mais fácil organizar e limitar a quantidade de tarefas em processo ou inacabadas e com isso priorizar atividades. Outra grande vantagem do Kanban é que ele facilita a troca de informações, contribuindo para uma cultura de colaboração dentro da empresa.

Você vai notar que, conforme for usando o Kanban, conseguirá detectar problemas escondidos, atrasos e falhas em sua gestão. Assim, essa é uma ferramenta que também te ajuda a encontrar soluções mais eficientes e melhorar seus processos.

Uma ferramenta para grandes, médias e pequenas empresas

Essa ferramenta é muito útil tanto para grandes indústrias, como para pequenas e médias empresas. Afinal, mesmo que você tenha uma startup, o ritmo de vida e de produção imposto pelo mercado exige das empresas muita eficiência nos processos.

O Kanban pode ser usado, por exemplo, para te ajudar no controle de estoque, e também para acompanhar processos ligados à serviços e atendimentos de demanda ou para gerir o seu funil de vendas.

Aplicando o Kanban

Para você aplicar o Kanban nos processos da sua empresa é preciso, antes de mais nada, engajar toda a sua equipe. Ora, se é um sistema que funciona justamente por ser simples de manejar e alterar informações, todos devem saber como operar ele e participar ativamente desse fluxo. É responsabilidade de cada um manter o painel escolhido sempre atualizado e completo.

Outro ponto que parece bobo, mas que muitas pessoas pecam na hora de implementar o Kanban: o painel deve estar em um lugar de fácil cesso e visível à todos. Afinal, a ideia é, justamente, que ele seja interativo e que todos possam se informar a partir dele.

Algumas outras ferramentas muito úteis

Assim como o Kanban, há outras ferramentas que podem te ajudar muito a melhorar seus processos:

As práticas de Kaizen te ajudam a cortar custos e aumentar de produtividade a partir da melhoria continua no desempenho de atividades.

O Poka Yoke é uma técnica de gestão da qualidade baseada em soluções simples, que evitam falhas em processos e reduzem custos.

O 5S é uma ferramenta organizacional que ajuda a manter seu ambiente de trabalho em ordem e mais produtivo. 

Bom, parece difícil de acreditar, mas, sim, organizar as informações das suas atividades e processos de forma visual, como propõe o Kanban, pode fazer toda a diferença!

Fonte: Endeavor Brasil