As vantagens de ser organizado

O neurocientista e autor americano Daniel Levitin explica por que se organizar nos ajuda a ser mais produtivos

O segredo para lidar com um mundo hiperconectado e com excesso de informações é saber como ser organizado. É o que defende o neurocientista americano Daniel Levitin em seu livro A Mente Organizada - como pensar com clareza na era da informação (ed. Objetiva, 2015, 560 páginas). Para ele, quem não se organiza, corre o risco de deixar que os outros escolham o que será o foco de atenção no dia a dia. E também acabar se estressando mais. “Muitos vão para casa no fim do dia com a sensação de que não fizeram o suficiente e continuam com a cabeça no trabalho - e, quando estão no trabalho, ficam pensando sobre sua casa, sobre a família”, diz Daniel. “Não é uma boa maneira de viver, é frustrante”. Na matéria O Segredo da Organização, na edição 210 da Revista Você S/A, agora nas bancas, você confere dicas para ser mais organizado em diversas áreas de sua vida. Abaixo, veja entrevista com o autor.

Por que a organização é tão importante?

Ser organizado significa ser capaz de focar no que é mais importante e fazer aquilo que for prioritário. Se não nos organizamos e não definimos nossos objetivos, deixamos o mundo externo decidir nossas prioridades. Então não somos capazes de escolher em que iremos prestar atenção. Entre WhatsApp, Facebook e e-mails, você estará deixando essas coisas interromperem seu fluxo. Você poderia, por exemplo, ter um tempo de descanso ou um tempo de qualidade com sua esposa, mas em vez disso está constantemente vendo o celular. É muito difícil manter o foco quando há muitas coisas disputando sua atenção. As pessoas mais produtivas desligam todas essas fontes de sinais desnecessários quando decidem focar em outra coisa.

Então se organizar é também uma questão de ter mais controle sobre as coisas?

Sim, é absolutamente no que acredito. Se você escreve as coisas que precisa fazer e as prioriza, então você se sente muito mais no controle das coisas, mais focado e portanto mais relaxado. Você não estará constantemente pensando se tem alguma outra coisa que você deveria estar fazendo.

As empresas estão dando autonomia para os funcionários priorizarem as tarefas no seu dia a dia?

Muitas nos Estados Unidos estão, é uma tendência. Mesmo organizações militares, que sempre foram conservadoras, têm dado mais autonomia e oportunidade para as pessoas tomarem a iniciativa. É como os japoneses têm feito por muito tempo, deixando que as pessoas, mesmo as que estão embaixo na hierarquia, tenham mais liberdade para organizar suas tarefas e prazos. Se você contrata boas pessoas, isso funciona.

Durante a pesquisa para o seu livro, o senhor passou a adotar um hábito de organização que antes não tinha?

Sim, vários. Um deles é que estou usando meu calendário muito mais do que antes. Se eu tenho uma reunião na semana seguinte e preciso me preparar para ela, marco no calendário, Mas reservo também o tempo para a preparação, cerca de dois dias antes. E o que eu preciso fazer para me preparar? Vira uma terceira entrada no calendário. Isso tem me ajudado muito. Não preciso ficar repetindo mentalmente o que preciso fazer, nem tentar me lembrar, porque já está marcado e o próprio calendário me dirá o que preciso fazer.

E o que fazer quando estamos no trabalho e estamos cansados, dispersos e sem energia, mas com prazo para entregar?

Em qualquer relacionamento, comunicação é muito importante. Eu diria para tentar fazer um acordo com seu chefe para mudar o prazo. Se você se sente sobrecarregado, sua atenção começa a divergir e é muito difícil continuar. Normalmente, nessa hora, vamos buscar um café. Mas vai chegar um ponto em que seu cérebro simplesmente não aguenta mais estímulo. É aquela última xícara de café que é ruim para você. Acho que se seu cérebro chegou ao ponto de não conseguir se focar, é preciso fazer uma pausa. Mas uma pausa de verdade, não surfar na internet, mas fazer uma caminhada, ler um livro. O ideal é fazer isso durante cerca de 15 minutos, de duas a três vezes por dia. Fazendo isso, você será muito mais produtivo no resto do tempo. Inclusive, tem uma regra de que controladores de avião, ao tomar uma pausa, não são permitidos a ficar com os olhos em uma tela, seja celular ou computador. Porque isso não descansa o cérebro, só desgasta mais.

Como a organização pode ajudar nossa inteligência emocional?

As emoções têm um propósito importante. O objetivo é saber gerenciá-las melhor. Uma das emoções que sentimos muito esses dias é frustração ou raiva quando as coisas não vão do jeito que queremos. Não podemos controlar tudo, mas temos uma chance melhor se nos organizarmos com antecedência. Por exemplo, em uma viagem, posso prever o que farei caso meu passaporte seja roubado. Posso planejar para as possíveis coisas ruins que podem acontecer e estar mais preparado e reagir melhor caso elas acontecem.

Fonte: VOCÊ S/A

Quando 24 horas não são o bastante: 4 dicas para aumentar a produtividade.

A baixa produtividade é um desafio que assombra muitas empresas. Confira 4 dicas para aumentar seu rendimento pessoal, o da empresa e, claro, dos seus colaboradores.

Quantas vezes você já terminou o dia com aquela sensação de que poderia ter sido mais produtivo? Não é a toa que a produtividade é um conceito essencial para o sucesso de qualquer negócio, ainda mais no Brasil onde o empreendedor tem que enfrentar altos impostos, uma legislação trabalhista que merece revisão, infraestrutura precária, falta de investimentos públicos e privados e pouco incentivo a iniciativas relacionadas a pesquisa e desenvolvimento. Mas se engana quem pensa que os desafios da produtividade são apenas externos ao negócio.

Já parou para pensar em quanta energia um líder, gestor ou empreendedor gasta cuidando do seu time para assegurar que cada pessoa sabe o que fazer e está entregando tudo dentro do prazo? Conseguir colocar uma equipe inteira para trabalhar em um mesmo projeto e ainda manter um ambiente saudável não é fácil, mas, apesar dos obstáculos, há sempre uma oportunidade para inovar, aprimorar e conseguir uma produtividade maior, tanto individual como coletivamente. Práticas pontuais e algumas metodologias de gestão, como o GTD, Getting Things Done, ajudam empresas a produzir mais com menos, otimizar rotinas e tempo. Ficou interessado? Vamos ao passo a passo da produtividade:

1.      Organize as tarefas

Para aumentar a produtividade, é fundamental trabalhar na organização das tarefas. Essa pode ser uma etapa considerada óbvia, mas muitos acabam colocando seus esforços em ações que não são prioritários justamente por não terem uma visão mais macro sobre suas tarefas. A ideia aqui é não saber apenas o que precisa ser feito na semana que vem, mas sim ter um olhar mais geral e estratégico sobre quais atividades devem ser executadas primeiro e quais podem ser adiadas.

Para que isso aconteça, o primeiro passo é estabelecer controles efetivos, rotinas, agendas e meios para compartilhamento das informações entre as equipes. Não adianta montar todo um cronograma sem avisar outros times que podem estar envolvidos no projeto; já imaginou fechar um contrato e não conseguir entregar por uma falha na comunicação? Para evitar essa situação, todos os colaboradores devem adotar a mesma sistemática e procedimentos, criando assim um padrão de trabalho que colaborará para a redução de desperdícios e um maior rendimento.

2. Controle o tempo

Depois de saber quais são as prioridades da empresa e dos colaboradores é hora de entender quanto tempo cada tarefa demanda.  Para isso, é preciso listar assuntos importantes e urgentes e compreender quanto esforço e dedicação serão necessários para o cumprimento de cada meta. Ah, não esqueça de eliminar distrações e dispersões. A sensação de que não é possível encontrar tempo para tudo é muito comum, mas algumas medidas podem ajudar a ganhar alguns minutos precisos no dia a dia.  Ações para eliminar ou ao menos reduzir as distrações e dispersões são necessárias. O cuidado com o uso da internet e das redes sociais é um bom exemplo.

Durante o trabalho, esses recursos devem ser utilizados de forma produtiva, como motivações profissionais. Outra questão que um pouco mais delicada é a conversa pouco proveitosa. Uma das piores sensações possíveis é sair daquela reunião que deveria ter sido superprodutiva com a impressão que nada mudou. É extremamente importante perceber quanto tempo é gasto pela equipe e por você com discussões não relacionadas aos projetos e demandas atuais. Já imaginou se você gasta 1 hora falando sobre as metas de uma área quando seu desafio é algo totalmente diferente?

3. Adote ferramentas de gestão

Existem várias ferramentas de gestão disponíveis no mercado e a maioria pode ser personalizada às necessidades de cada negócio. Sistemas, plataformas e softwares capazes de integrar informações de toda a empresa, de forma a mostrar um cenário completo, são bastante úteis para auxiliar no processo de identificação de fragilidades e, também, na tomada de decisões estratégicas. É importante lembrar que você nunca está sozinho, a produtividade depende muito do clima organizacional e, por isso, manter condições que promovam a motivação, o entusiasmo e o engajamento dos colaboradores é vital.

Uma boa dica é estabelecer um contato mais próximo entre gestores e equipe para ter uma gestão mais assertiva. Vale a pena estimular a participação, troca de ideias e de experiências, além de ouvir ativamente sugestões e opiniões. Investir no desenvolvimento da equipe também colabora para o aumento da produtividade. Profissionais qualificados produzem mais e melhor, por isso é interessante analisar o perfil de cada colaborador, verificar quais os pontos fortes e competências precisam ser aprimoradas, e, dessa forma, estabelecer um plano de desenvolvimento individual, destacando, principalmente, os talentos da empresa.

4. Tenha uma comunicação assertiva

Uma comunicação clara e assertiva é essencial para o aumento da produtividade de qualquer equipe. É preciso definir canais de comunicação que garantam o fluxo de informações, de forma rápida, sem ruídos e que alcancem todos os envolvidos. Reuniões gerenciais, newsletters, e-mails, jornal interno e até mesmo os murais de avisos podem ser muito úteis. Há também alguns métodos consagrados que trazem orientações práticas de como aumentar a produtividade, por meio de organização e disciplina. Um deles é o tão famoso GTD, sigla em inglês para Getting Things Done.

Também conhecida como “a arte de fazer acontecer”, a metodologia foi desenvolvida pelo norte-americano David Allen e divulgada em um livro. O GTD estabelece um sistema de gestão que abrange vários aspectos, não apenas o profissional. O sistema inclui também demandas pessoais, como afazeres de casa, compromissos sociais, família, lazer e educação. Em outras palavras, o GTD permite ter um maior controle sobre todas as tarefas, projetos, necessidades, metas, sonhos e ideias, de forma a minimizar o estresse, a tensão e a frustração.

Legal, entendi o que é o conceito, mas como posso aplicar no dia a dia? Para começar, é necessário conhecer os cinco passos dessa metodologia:

·         Coletar: transferir para o papel tudo o que há para fazer, hoje, amanhã ou no futuro. Dessa forma, você consegue tranquilizar sua mente, além de não esquecer compromissos e obrigações;

·         Processar: é importante processar todas as informações, analisando cada anotação feita e identificando se são apenas ações, o que é prioridade, o que pode ser adiado, e assim, enxergar com mais clareza todas as demandas;

·         Organizar: David Allen propõe, em seu livro, um sistema bastante simples e prático. Uma das formas é contextualizar as tarefas e reunir aquilo que pode ser correlato, criando uma linha de atuação, otimizando o tempo no computador, ao telefone, ou escritório;

·         Refletir: Esta etapa sugere uma análise sobre o sistema adotado e confirmar se ele é o melhor modo de gerenciar suas tarefas. Também é o momento de revisar e reavaliar as prioridades e perceber como sua rotina está sendo influenciada pelas urgências; e

·         Executar: Hora de colocar seu sistema em prática e agir de forma organizada, sem estresse ou ansiedade, apenas executando o planejado. Confie na sua análise e simplesmente faça.

Vale ressaltar que no começo é preciso investir algum tempo para definir o seu sistema. Para a primeira fase, de coleta, duas ou três horas são essenciais para mapear todas as tarefas, com calma e transparência. Depois, na segunda etapa, mais algumas horas de dedicação para processar todas as anotações. Esse passo costuma demorar um pouco mais, pois não é tão simples avaliar as prioridades e separar o que é urgente, importante e necessário.

No geral, o GTD não demanda tanto tempo. Depois que seu sistema estiver pronto, basta agir e, claro, revisar com alguma frequência, para garantir uma produtividade ainda maior. A melhor parte de tudo é que, por se tratar de uma metodologia simples, ela pode ser utilizada por qualquer pessoa, sem restrições. Vale a pena investir no treinamento da equipe para que todos os colaboradores estejam aptos a praticar os cinco passos do GTD.

O incentivo e a promoção do método favorecem o desenvolvimento coletivo, já que todos são convidados a analisar suas prioridades, conhecer as dificuldades e, principalmente, buscar soluções. Além de adotar o Getting Things Done como ferramenta pessoal, você também pode difundir o método por meio de cursos, palestras e, acima de tudo, pelo exemplo, sempre com foco na melhoria dos resultados e construção de uma equipe de alto rendimento. Que tal excluir a baixa produtividade do seu vocabulário?

Fonte: ENDEAVOR

Comportamentos que os recrutadores não toleram.

E quais fatores eles levam mais em consideração no momento de contratá-los.

Há quem pense que exagerar alguma habilidade no currículo ou colocar uma experiência falsa pode ajudar a conquistar recrutadores. Mas, além de ser um problema do ponto de vista da honestidade do candidato, dificilmente a mentira passa impune. Uma pesquisa realizada pelo site de emprego Catho, nove em cada dez recrutadores dizem que já encontraram mentiras contadas por candidatos em algum momento na sua carreira: 3,4% sempre encontram, 17,2% frequentemente notam, 42,8% às vezes percebem, 28% raramente localizam e somente 7,8% assumem que nunca detectaram a mentira.


Na pesquisa, mentir sobre formação ou experiência profissional apareceu como o erro mais grave dos candidatos nas entrevistas de emprego. Em uma escala de 0 a 5, a mentira teve pontuação 4,7.


Além de mentir, falar palavrões também está no topo dos comportamentos considerados graves. Apesar de ser uma gafe considerada séria, metade dos recrutadores afirmam que nunca presenciaram o erro. Ser arrogante é outro comportamento que se enquadra como um dos piores na hora da entrevista e 45,2% dos recrutadores admitem que ocasionalmente percebem essa atitude nos candidatos.


Embora 46,2% dos profissionais percebam a insegurança nos profissionais, demonstrar falta de confiança e falar somente o que foi perguntado são os erros mais perdoáveis durante a o processo seletivo.


Apesar disso, um bom desempenho nas entrevistas ficou em segundo lugar no que os recrutadores consideram mais importante nas contratações. Numa escala de 0 a 5, um bom desempenho nas entrevistas ficou com 4,2, o segundo fator mais importante na hora de contratar um profissional. Já as competências comportamentais ficaram em primeiro lugar, com 4,3, sendo o fator mais importante na hora de firmar o contrato.


“Com o mercado competitivo, é preciso que o candidato aproveite as oportunidades para mostrar o seu melhor para os recrutadores. Impressioná-los com uma atitude solícita e proativa, sempre com honestidade e clareza, são as maneiras mais eficazes para conseguir a atenção de uma determinada empresa”, afirmou em nota Fabrício Kuriki, coordenador de Pesquisa Estratégica da Catho.

A Pesquisa dos Profissionais Brasileiros analisou respostas de 26.459 respondentes de todo o Brasil. Desse total, 65% estão empregados, sendo 35,9% em grandes empresas (com mais de 500 funcionários).


OS FATORES MAIS IMPORTANTES NA HORA DE CONTRATAR


1) Competências comportamentais
2) Desempenho na entrevista
3) Experiência técnica anterior relacionada ao cargo
4) Formação acadêmica
5) Desempenho nos testes
6) Desempenho das dinâmicas
7) Estabilidade empregatícia
8) Reputação das empresas em que trabalhou anteriormente
9) Forma de se vestir
10) Proximidade com o trabalho


OS COMPORTAMENTOS CONSIDERADOS MAIS GRAVES EM UM CANDIDATO


1) Mentir sobre a formação ou a experiência profissional
2) Falar palavrões
3) Demonstrar arrogância
4) Falar mal do chefe e/ou da empresa anterior
5) Chegar atrasado
6) Cometer erros de português
7) Falar gírias
8) Manter o celular ligado
9) Usar roupas inadequadas
10) Emitir opiniões extremistas sobre assuntos polêmicos como política, futebol e religião

Fonte: Época Negócios