As áreas envolvidas na obtenção dos dados devem entender que, ao solicitar o preenchimento de um cupom ao cliente ou disponibilizar o cadastro do mesmo de forma correta no sistema da empresa, estão contribuindo diretamente para melhorar a qualidade do seu trabalho, para a geração de novos negócios e para estabelecer ou melhorar o relacionamento com o cliente ao longo do tempo. Todos ganham no curto, médio e longo prazo.
O melhor de tudo é que existem soluções de negócio disponíveis no mercado para esses cenários. Conhecemos as tecnologias, as metodologias e as informações disponíveis sobre a importância da qualidade da informação para as organizações, o que precisamos é colocá-las em prática.
Difundir a cultura da importância de se obter dados consistentes deveria ser o primeiro passo. O ideal é utilizar soluções desenvolvidas por empresas especializadas na verificação da consistência e correção dos dados cadastrais na entrada da informação, ou seja, nos formulários de cadastros, e também nos repositórios existentes, seja em sistemas proprietários ou em websites, enquanto a cultura é difundida. Reconhecer as pessoas envolvidas, oferecer ao cliente um mimo pelo cadastro como, um brinde ou um desconto, bem como uma premiação a área de vendas ou atendimento, por cada cadastro preenchido corretamente é uma alternativa.
Informar ao cliente quais dados cadastrais são obrigatórios, qual será a utilidade deles e com quem serão compartilhados ou se não serão compartilhados, bem como solicitar o opt-in também é recomendado. É importante que todo cadastro tenha regras de consistência dos dados já na entrada da informação. A consistência pode ser feita para os seguintes atributos de um cadastro de clientes, seja ela inserida no sistema pela empresa ou cliente: CNPJ e CPF, inscrição estadual, nome, data de nascimento, razão social, endereço, e-mail e telefone.
As validações podem ser aplicadas em real time, verificando se o que está sendo digitado no campo é realmente o conteúdo solicitado ou desejado pela empresa e se o mesmo está correto como, por exemplo: Crie campos para solicitar o primeiro nome e o segundo em box separados. Dessa forma, a pessoa responsável pelo cadastro irá entender que a empresa necessita de ambas as informações e não somente do primeiro nome. Nos casos em que o formulário contém um único box para nome, na maioria das vezes as pessoas informam somente o primeiro nome ou então um codinome.
Quando o cadastro é um contato de pessoa jurídica, é importante solicitar o nome da empresa, o cargo e o departamento em Box independentes. Dependendo do tamanho da empresa e a posição da pessoa que está solicitando o contato ou se cadastrando, a empresa terá informações que irão ajudá-la a iniciar a abordagem.
Se for solicitar o CPF, CNPJ ou Inscrição Estadual é possível calcular o dígito verificador e validá-lo tecnicamente, ou então se certificar se o mesmo já existe no banco de dados da empresa e com isso evitar a entrada de dados duplicados. Outra opção é enviar um e-mail ao cliente, após o cadastro, para certificar-se da validade do mesmo e aproveitar para informar algum dado como login, senha etc. Para o telefone, o ideal é separar por DDD, número ou ramal.
Quanto à data de nascimento, existe a possibilidade de verificar se no campo mês está sendo informado algum número maior que 12 ou então utilizar-se de campos de pesquisa disponibilizando as opções de dia, mês e ano aos clientes. Outro fator importante é disponibilizar a busca do logradouro (endereço completo) através do CEP informado pelo cliente. Ou então, disponibilizar ao lado do campo CEP, no formulário de cadastro, a opção de consulta ao site dos Correios, para aqueles que desconhecem o CEP; estruturar a captação do endereço de acordo com a base de dados do DNE (Diretório Nacional de Endereços) dos Correios.
Verificar a duplicidade de cadastro, ou seja, se já existe no banco de dados também é uma dica para otimizar a gestão da base. Alternativas como capturar dados por etapa, na medida em que o cliente demonstra interesse pelo serviço ou produto e segue no processo de compras ou de cadastro na internet, onde os dados são solicitados por níveis de interação, também podem ser adotadas. Existe também a possibilidade de integrar os sistemas das empresas via webservices com os softwares de birôs de informações, sendo útil no cadastro através do call center.
Mesmo sendo uma empresa de pequeno porte, não se iniba, inicie o seu cadastro de cliente, a partir de uma planilha de Excel ou mesmo de software free de gestão de clientes disponível na internet. O que devemos evitar é o que ocorre normalmente, mesmo com grandes companhias, que passam anos e anos capturando somente um nome ou endereço, em outros casos só o e-mail. Quando percebem que não dispõem de um cadastro íntegro, que pouco se pode fazer com o mesmo, muito tempo já se passou e oportunidades de incrementar a receita foram e ainda estão sendo desperdiçadas.
Lembre-se: se você não está fazendo, a concorrência está. Com informações confiáveis a empresa consegue desenvolver-se mais rapidamente que seus concorrentes e assim aumentar o seu número de contatos e ofertas, seja por mala-direta ou e-mail, ou mesmo por ligações telefônicas. Conhecer o perfil do seu cliente, desenvolver abordagens adequadas, buscar prospects, mailing list de pessoa física ou jurídica, de acordo com o perfil dos melhores clientes, são tarefas essenciais.
Arthur Guitarrari gerente de novos negócios da ZipCode.
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