Business Intelligence: conheça 4 piores práticas

Saiba como obter sucesso na implementação de ferramentas de inteligência de negócios, avaliando o que não se deve fazer.

O software de Business Intelligence (BI) evoluiu. De relatórios de linhas verdes baseados em Cobol converteu-se num complexo mercado integrado por ferramentas e plataformas. Existem ferramentas para desenhar relatórios, formular consultas e efetuar processos analíticos online (OLAP). Por sua vez, as plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, tecnologia de integração e portais, oferecendo sofisticadas aplicações.

De fato, o BI tem um grande potencial para ajudar as organizações, mas não poderemos apenas considerar a implementação de ferramentas de BI como fator de sucesso para as empresas. A implementação e utilização desta tecnologia têm uma grande importância no êxito do Business Intelligence.

Ao estudar os resultados menos positivos na implementação de BI ao longo dos anos, conseguimos distinguir quatro aspectos comuns que poderemos designar como as “piores práticas” do BI.

Os usuários empresariais necessitam de informação facilmente acessível e útil para apoiar a tomada de decisões fundamentada. Ainda que as ferramentas de BI ofereçam a possibilidade de descobrir informação, estas são demasiado complexas para a maioria dos usuários.

1- O primeiro erro que as empresas cometem consiste na forma de avaliação e escolha das soluções de BI. Falham ao não incluir, na grande maioria das vezes, os usuários empresariais na comissão de seleção da ferramenta. Esta prática é, maioritariamente, a origem do fracasso do BI, pois os decisores não sabem o que os usuários empresariais necessitam. Isto é ainda mais preocupante se levarmos em conta que cerca de 90% dos usuários empresariais são utilizadores não técnicos, refletindo que só 10% dos usuários têm conhecimentos suficientes para utilizar uma ferramenta de BI.

Para resolver esta questão, as empresas necessitam de soluções de BI que sejam fáceis de usar para todos os usuários, especialmente para os não técnicos.

2- O segundo erro que as empresas devem evitar é permitir que o Excel se converta na plataforma de BI por defeito. O Excel é possivelmente a ferramenta de BI mais utilizada em todo o mundo e a sua beleza reside no fato de oferecer um interface extremamente simples para executar algumas funções de uso comum como calcular, apresentar e mostrar dados numéricos. Trata-se de uma ferramenta de produtividade padrão à qual qualquer colaborador pode ter acesso facilmente.

Contudo, apesar de ser útil, o ponto fraco do Excel reside na qualidade e coerência da informação gerada, pois os seus processos manuais são fonte de erros. De fato, o Excel não foi concebido como ferramenta de BI. As aplicações de BI só devem utilizar dados procedentes de fontes confiáveis e acreditadas. Para além desta questão, o Excel é um software que permite aos utilizadores, individualmente, acumularem os dados dos quais depende o seu trabalho em folhas de cálculo pessoais.

A solução para este problema é minimizar o trabalho manual realizado em Excel e impedir a acumulação de dados em planilhas pessoais. Uma forma de consegui-lo é converter o Excel em um front-end do BI. Se os dados produzidos forem exatos, pré-formatados e pré-calculados, o usuários não terá praticamente que fazer nada para obter os resultados que necessitam.

3- A terceira prática a evitar é considerar que um data warehouse resolve todas as necessidades de acesso e distribuição dos dados da sua empresa. Os data warehouses são uma parte importante da tecnologia de informação e, em particular, constituem um componente essencial de muitos sistemas analíticos. O problema não é o data warehouse em si, mas quando este é considerado a solução para todos os problemas de informação ou quando se espera que a disponibilidade deste conduza os usuários empresariais até à informação. Os armazéns de dados não devem ser implementados sem se conhecer com clareza a necessidade do negócio.

Identificar o melhor método de integração e acesso à informação e não tomar por garantido que um data warehouse é a solução adequada antes de avaliar todas as opções é a forma de evitar este erro.

4- A aquisição de software de BI para análises gerais é a última prática inadequada que identifiquei. De fato, os custos mais elevados e a rentabilidade mais reduzida do BI derivam da aquisição de uma solução genérica, sem um objetivo específico, o que raras vezes tem impacto positivo no negócio.

Em suma, lembrar estas práticas e tomar precauções para evitá-las são passos que permitirão à sua empresa alcançar um resultado final com rentabilidade do investimento claramente definida. Assim, poderá identificar, desde o primeiro momento, o que a sua empresa necessita e construir as bases para que um maior número de usuários tome como sua a solução, ao incluir o verdadeiro usuário no processo de seleção e implementação de uma aplicação de BI fácil de usar e que interaja com as aplicações mais utilizadas.

Kevin Quinn é vice-presidente de Produtos de Business Intelligence e Serviços de Apoio Comercial Information Builders.

Empresas de TI desconhecem necessidade do cliente, diz estudo

Pesquisa mundial da Miller Heiman revela deficiência de um desenho de processos de vendas que agregue valor à solução e coloque preço em segundo plano na negociação.

Equipes de vendas de empresas de Tecnologia da Informação (TI) estão despreparadas para agregar valor à solução e consequentemente ao negócio dos seus clientes. Esta é uma das conclusões do estudo anual da Miller Heiman, companhia global de pesquisa em treinamento e gestão de vendas, realizada com mais de 1500 gestores da área de vendas de organizações de diversos setores da economia de todo o mundo, incluindo o de TI.

De acordo com o estudo, que abordou companhias de grande e médio portes, somente 61% dos participantes [de empresas de TI] disseram conhecer o motivo pelo qual os clientes compram seus produtos. Considerando ser a área de vendas crítica para o negócio, desconhecer as razões [39%] que levam os consumidores a adquirir a sua solução é motivo de grande preocupação, segundo Tatiana Vidal, fundadora da GoAhead, consultoria especializada em performance de vendas, marketing e processos e que representa a Miller Heiman no Brasil.

Para a executiva, esse índice mostra claramente a necessidade das empresas de TI por treinamento específico em vendas. “A Miller Heiman, ao longo de 30 anos de atuação na área de gestão de vendas, identificou por meio de seus estudos 51 melhores práticas nesse segmento”, diz. “Quanto mais as empresas avançam nessas práticas, melhor vendem”, garante.

Tatiana destaca que na área de TI, as equipes de vendas geralmente se apoiam na marca forte da empresa, na solução tradicional no mercado, e não em processos de vendas que contemplem valor que possa ser agregado à necessidade de negócio do cliente. Ela explica que esse valor vem do conhecimento que os profissionais de vendas possuem sobre os reais diferencias da solução. O pulo do gato, segundo ela, é justamente unir essas duas forças com o objetivo de conquistar a satisfação do cliente. “Não esquecendo, claro, do conhecimento profundo e vital do negócio dele.”

“Sem isso, as negociações vão estar atreladas a preço, estratégia frágil, que acaba gerando, muito rapidamente, a insatisfação dos clientes”, avisa. A dica da executiva é desenhar processos de vendas e desenvolvê-los em suas equipes. “Aplicando as melhores práticas de vendas”, finaliza.

Solange Calvo, da Computerworld

Personalizar o ERP ou adaptar-se a ele? Qual é sua estratégia?

Muitas customizações na solução de gestão empresarial podem ser um tiro no pé quando a empresa decide atualizar a tecnologia.

Se sua empresa optou por customizar o sistema de gestão empresarial (ERP) nos últimos anos, as futuras atualizações da tecnologia provavelmente vão ser mais difíceis. Isso porque, as mudanças geradas podem entrar em conflito com os patches do sistema. Mas, por outro lado, se a companhia estiver utilizando um ERP sob demanda com poucas personalizações, talvez não esteja usando todos os requisitos importantes para os negócios.

Então, o que o CIO deve fazer? E como descobrir o que fazer se upgrades ou substituições terão de ser realizadas?

Essas são dúvidas enfrentadas regularmente por empresas de todos os tamanhos quando o assunto é o futuro das implementações de ERP na organização, diz Rebecca Wettemann, analista de ERP do Nucleus Research Inc.

"Nós vemos mais e mais CIOs optando pela mínima customização”, afirma. "Na última rodada de implementações de ERP que as empresas realizaram, talvez há dez anos, elas optaram por efetuar diversas customizações. Mas eu diria que a maioria, cerca de 90%, está hoje fazendo o inverso. O que resulta em uma adoção mais barata. Essa movimentação torna os upgrades menos perturbadores e menos custosos”, avalia.

Parte da razão que gerou essa tendência é que os fornecedores de ERP estão agora reconhecendo que, se construir aplicações que incluem verticalização, será mais fácil para as empresas adotar a tecnologia com menos problemas e menos customizações, pontua.

"As aplicações verticalizadas" são desenhadas para indústrias específicas. Por isso, são projetadas para se encaixar em diferentes tipos de empresas. Para ajudar as aplicações se ajustarem à companhia, os fornecedores incluem componentes que os usuários podem configurar de acordo com as demandas dos negócios, sem a necessidade de escrever códigos ou efetuar uma personalização profunda.

Isso significa que as aplicações verticalizadas podem ser atualizadas mais facilmente e gerar menos problemas depois da atualização do código do sistema.

Um fornecedor que executa bem essa tarefa é a NetSuite, empresa que oferece ERP na nuvem e que permite muitas customizações nos produtos, diz a analista da Nucleus Research. Mesmo alguns dos grandes fornecedores no mercado de ERP tendem hoje a não indicar grandes personalizações.

"Se você for à Oracle, eles vão dizer para não customizar o produto", diz Rebecca. "Eles vão orientá-lo a usar um aplicativo verticalizado”, afirma. Segundo a analista, esse virou um mantra no mercado de ERP.

"O que estamos vendo são empresas dizendo ‘vamos adotar essa estratégia agora porque sempre poderemos ajustar ou alterar a plataforma mais tarde’", diz. A ideia de que o ERP é um grande curativo e que nada pode mudar depois de implementá-lo está acabando.

"Os clientes veem isso como uma jogada menos arriscada, uma maneira mais previsível para implementar um ERP e uma forma de minimizar as interrupções e os custos ao longo do tempo", avalia.

Há outros quesitos que devem ser levados em consideração, como a certeza de que encontrará um parceiro de confiança para trabalhar com você durante a atualização do ERP, aconselha.

"Eu escuto isso de muitos clientes", pontua. "No ERP, o sucesso não depende apenas do software, mas do parceiro também. E a escolha de um integrador significa encontrar aquele que tenha experiência suficiente para guiá-lo quando você quiser migrar para o modelo em nuvem ou realizar alguma personalização” afirma. “A companhia vai em busca de alguém que já tenha realizado essas atividades antes para poder ajudá-lo no sucesso da ação”, completa.

Ao decidir a estratégia de ERP, é importante ainda trabalhar com os usuários da tecnologia e ouvir opiniões.

"As pessoas estão-se tornando os proprietários das unidades de negócios e agora os usuários finais são envolvidos no processo muito mais cedo", diz ela. "Isso significa que a equipe está mais envolvida e efetuando testes de usabilidade. Isso não era tão comum há alguns anos."

Então, o que mudou?

"Hoje, os CIOs perceberam que o usuário é realmente crítico para o sucesso de uma implementação de ERP", diz Wettemann. "Se os usuários atuarem no projeto desde o início, poderão dar um feedback muito bom para que a empresa possa resolver problemas antes que eles se tornem realidade”, assinala.

Outro benefício do envolvimento dos usuários no processo é que esse sistema permite mostrar aos usuários como um aplicativo pode facilitar suas vidas, diz Rebecca. "Essa abordagem geralmente parte de CIOs que provavelmente testemunharam grandes falhas em ERPs que ocorreram devido a problemas de adoção do usuário."

É importante também, diz ela, não subestimar a capacidade tecnológica dos usuários corporativos, mesmo quando você está mostrando novas funcionalidades. "Eles estão ficando cada vez mais experientes em todos os lugares”, diz.

Conforme a organização explora suas estratégias de ERP, é uma boa ideia ainda envolver os usuários em discussões sobre os produtos e os fornecedores que a TI está considerando, afirma a analista. “Eles podem dar uma avaliação honesta com base em suas próprias experiências."

Não importa o caminho que você tome, há várias questões-chave para pensar antes de continuar, afirma Rebecca.

1º A aplicação que você está revendo já tem funcionalidades verticais e é configurável da forma que você precisa para os seus processos de negócio? Será que a tecnologia é capaz de fazer o que você deseja? Será que vai funcionar para os seus usuários?

2º O fornecedor e os parceiros têm referências de empresas e indústrias como a sua? Será que eles têm de fazer customizações em vez de simplesmente configurar? Quantas personalizações esse processo envolve?

3º Essa é uma iniciativa liderada pelo CIO ou pela área de negócios? Se você tiver um apoio empresarial forte, pode efetuar uma mudança maior no sistema de gestão, o que significa menos customização do código.

Se você optar por atualizar, personalizar, ou substituir, o ERP tem de se adequar à empresa, aos negócios e às necessidades para ser, de fato, um sucesso.

Um ponto importante para se lembrar é que você e sua empresa não estão sozinhos em suas decisões sobre o caminho que o ERP tem de tomar. Muitas organizações de grande ou pequeno porte estão passando por problemas semelhantes.

"Muitas empresas de médio porte estão optando por implementar um ERP pela primeira vez, enquanto as grandes organizações estão avaliando mudanças e atualizações", diz a analista. "No mundo Oracle, por exemplo, a maioria está em busca de upgrades nesse momento e esperando para ver o que acontece com o Fusion, geração avançada de ERP da fornecedora. No mundo SAP, não vemos novas implementações agora", finaliza.

Todd R. Weiss, da CIO.com