O software de Business Intelligence (BI) evoluiu. De relatórios de
linhas verdes baseados em Cobol converteu-se num complexo mercado integrado por
ferramentas e plataformas. Existem ferramentas para desenhar relatórios,
formular consultas e efetuar processos analíticos online (OLAP). Por sua vez,
as plataformas de BI combinam estas ferramentas com bases de dados, tecnologia
de integração e portais, oferecendo sofisticadas aplicações.
De fato, o BI tem um grande potencial para ajudar as organizações,
mas não poderemos apenas considerar a implementação de ferramentas de BI como
fator de sucesso para as empresas. A implementação e utilização desta
tecnologia têm uma grande importância no êxito do Business Intelligence.
Ao estudar os resultados menos positivos na implementação de BI ao
longo dos anos, conseguimos distinguir quatro aspectos comuns que poderemos
designar como as “piores práticas” do BI.
Os usuários empresariais necessitam de informação facilmente
acessível e útil para apoiar a tomada de decisões fundamentada. Ainda que as
ferramentas de BI ofereçam a possibilidade de descobrir informação, estas são
demasiado complexas para a maioria dos usuários.
1-
O primeiro erro que as empresas cometem consiste na forma de avaliação e
escolha das soluções de BI. Falham ao não incluir, na grande maioria das vezes,
os usuários empresariais na comissão de seleção da ferramenta. Esta prática é,
maioritariamente, a origem do fracasso do BI, pois os decisores não sabem o que
os usuários empresariais necessitam. Isto é ainda mais preocupante se levarmos
em conta que cerca de 90% dos usuários empresariais são utilizadores não
técnicos, refletindo que só 10% dos usuários têm conhecimentos suficientes para
utilizar uma ferramenta de BI.
Para resolver esta questão, as empresas necessitam de soluções de
BI que sejam fáceis de usar para todos os usuários, especialmente para os não
técnicos.
2-
O segundo erro que as empresas devem evitar é permitir que o Excel se converta
na plataforma de BI por defeito. O Excel é possivelmente a ferramenta de BI
mais utilizada em todo o mundo e a sua beleza reside no fato de oferecer um
interface extremamente simples para executar algumas funções de uso comum como
calcular, apresentar e mostrar dados numéricos. Trata-se de uma ferramenta de
produtividade padrão à qual qualquer colaborador pode ter acesso facilmente.
Contudo, apesar de ser útil, o ponto fraco do Excel reside na
qualidade e coerência da informação gerada, pois os seus processos manuais são
fonte de erros. De fato, o
Excel não foi concebido como ferramenta de BI. As aplicações de BI só
devem utilizar dados procedentes de fontes confiáveis e acreditadas. Para além
desta questão, o Excel é um software que permite aos utilizadores,
individualmente, acumularem os dados dos quais depende o seu trabalho em folhas
de cálculo pessoais.
A solução para este problema é minimizar o trabalho manual
realizado em Excel e impedir a acumulação de dados em planilhas pessoais. Uma
forma de consegui-lo é converter
o Excel em um front-end do BI. Se os dados produzidos forem exatos,
pré-formatados e pré-calculados, o usuários não terá praticamente que fazer
nada para obter os resultados que necessitam.
3-
A terceira prática a evitar é considerar que um data warehouse resolve todas as
necessidades de acesso e distribuição dos dados da sua empresa. Os data
warehouses são uma parte importante da tecnologia de informação e, em
particular, constituem um componente essencial de muitos sistemas analíticos. O
problema não é o data warehouse em si, mas quando este é considerado a solução
para todos os problemas de informação ou quando se espera que a disponibilidade
deste conduza os usuários empresariais até à informação. Os armazéns de dados
não devem ser implementados sem se conhecer com clareza a necessidade do negócio.
Identificar o melhor método de integração e acesso à informação e
não tomar por garantido que um data warehouse é a solução adequada antes de
avaliar todas as opções é a forma de evitar este erro.
4-
A aquisição de software de BI para análises gerais é a última prática
inadequada que identifiquei. De fato, os custos mais elevados e a rentabilidade
mais reduzida do BI derivam da aquisição de uma solução genérica, sem um objetivo específico, o
que raras vezes tem impacto positivo no negócio.
Em suma, lembrar estas práticas e tomar precauções para evitá-las
são passos que permitirão à sua empresa alcançar um resultado final com
rentabilidade do investimento claramente definida. Assim, poderá identificar,
desde o primeiro momento, o que a sua empresa necessita e construir as bases
para que um maior número de usuários tome como sua a solução, ao incluir o
verdadeiro usuário no processo de seleção e implementação de uma aplicação de
BI fácil de usar e que interaja com as aplicações mais utilizadas.
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