Quantas
vezes você já terminou o dia com aquela sensação de que poderia ter sido mais
produtivo? Não
é a toa que a produtividade é um conceito essencial para o sucesso de qualquer
negócio, ainda mais no Brasil onde o empreendedor tem que
enfrentar altos impostos, uma legislação trabalhista que merece revisão,
infraestrutura precária, falta de investimentos públicos e privados e pouco
incentivo a iniciativas relacionadas a pesquisa e desenvolvimento. Mas se
engana quem pensa que os desafios da produtividade são apenas externos ao
negócio.
Já
parou para pensar em quanta energia um líder, gestor ou empreendedor gasta
cuidando do seu time para assegurar que cada pessoa sabe o que fazer e está
entregando tudo dentro do prazo? Conseguir colocar uma equipe inteira para
trabalhar em um mesmo projeto e ainda manter um ambiente saudável não é fácil,
mas, apesar dos obstáculos, há sempre uma oportunidade para inovar, aprimorar e conseguir uma
produtividade maior, tanto individual como coletivamente.
Práticas pontuais e algumas metodologias de gestão, como o GTD, Getting Things
Done, ajudam empresas a produzir mais com menos, otimizar rotinas e tempo.
Ficou interessado? Vamos ao passo a passo da produtividade:
1.
Organize as tarefas
Para
aumentar a produtividade, é fundamental trabalhar na organização das tarefas.
Essa pode ser uma etapa considerada óbvia, mas muitos acabam colocando seus
esforços em ações que não são prioritários justamente por não terem uma visão
mais macro sobre suas tarefas. A ideia aqui é não saber apenas o que precisa
ser feito na semana que vem, mas sim ter um olhar mais geral e estratégico sobre quais
atividades devem ser executadas primeiro e quais podem ser adiadas.
Para
que isso aconteça, o primeiro passo é estabelecer controles efetivos, rotinas,
agendas e meios para compartilhamento das informações entre as equipes. Não adianta
montar todo um cronograma sem avisar outros times que podem
estar envolvidos no projeto; já imaginou fechar um contrato e não conseguir
entregar por uma falha na comunicação? Para evitar essa situação, todos os
colaboradores devem adotar a mesma sistemática e procedimentos, criando assim
um padrão de trabalho que colaborará para a redução de desperdícios e um maior
rendimento.
2.
Controle
o tempo
Depois
de saber quais são as prioridades da empresa e dos colaboradores é hora de
entender quanto tempo cada tarefa demanda. Para isso, é
preciso listar assuntos importantes e urgentes e compreender quanto
esforço e dedicação serão necessários para o cumprimento de cada meta. Ah, não
esqueça de eliminar distrações e dispersões. A sensação de que
não é possível encontrar tempo para tudo é muito comum, mas algumas medidas
podem ajudar a ganhar alguns minutos precisos no dia a dia. Ações para
eliminar ou ao menos reduzir as distrações e dispersões são necessárias. O
cuidado com o uso da internet e das redes sociais é um bom exemplo.
Durante
o trabalho, esses recursos devem ser utilizados de forma produtiva, como
motivações profissionais. Outra questão que um pouco mais delicada é a conversa
pouco proveitosa. Uma das piores sensações possíveis é sair daquela reunião que
deveria ter sido superprodutiva com a impressão que nada mudou. É extremamente
importante perceber
quanto tempo é gasto pela equipe e por você com discussões não relacionadas aos
projetos e demandas atuais. Já imaginou se você gasta 1 hora
falando sobre as metas de uma área quando seu desafio é algo totalmente
diferente?
3.
Adote ferramentas de gestão
Existem várias
ferramentas de gestão disponíveis no mercado e a maioria pode ser personalizada
às necessidades de cada negócio. Sistemas, plataformas e softwares capazes de
integrar informações de toda a empresa, de forma a mostrar um cenário completo,
são bastante úteis para auxiliar no processo de identificação de fragilidades
e, também, na tomada de decisões estratégicas. É importante lembrar que você
nunca está sozinho, a produtividade depende muito do clima organizacional
e, por isso, manter condições que promovam a motivação, o entusiasmo e o
engajamento dos colaboradores é vital.
Uma
boa dica é estabelecer um contato mais próximo entre gestores e equipe para ter
uma gestão mais assertiva. Vale a pena estimular a participação, troca de
ideias e de experiências, além de ouvir ativamente sugestões e opiniões. Investir no
desenvolvimento da equipe também colabora para o aumento da produtividade.
Profissionais qualificados produzem mais e melhor, por isso é interessante
analisar o perfil de cada colaborador, verificar quais os pontos fortes e
competências precisam ser aprimoradas, e, dessa forma, estabelecer um plano de
desenvolvimento individual, destacando, principalmente, os talentos da empresa.
4.
Tenha uma comunicação assertiva
Uma
comunicação clara e assertiva é essencial para o aumento da produtividade de
qualquer equipe. É preciso definir canais de comunicação que garantam o fluxo
de informações, de forma rápida, sem ruídos e que alcancem todos os envolvidos.
Reuniões
gerenciais, newsletters, e-mails, jornal interno e até mesmo os murais de
avisos podem ser muito úteis. Há também alguns métodos
consagrados que trazem orientações práticas de como aumentar a produtividade,
por meio de organização e disciplina. Um deles é o tão famoso GTD, sigla em
inglês para Getting Things Done.
Também
conhecida como “a arte de fazer acontecer”, a metodologia foi desenvolvida pelo
norte-americano David Allen e divulgada em um livro. O GTD
estabelece um sistema de gestão que abrange vários aspectos, não apenas o
profissional. O sistema inclui também demandas
pessoais, como afazeres de casa, compromissos sociais, família, lazer e educação.
Em outras palavras, o GTD permite ter um maior controle sobre todas as tarefas,
projetos, necessidades, metas, sonhos e ideias, de forma a minimizar o
estresse, a tensão e a frustração.
Legal,
entendi o que é o conceito, mas como posso aplicar no dia a dia? Para
começar, é necessário conhecer os cinco passos dessa metodologia:
·
Coletar: transferir
para o papel tudo o que há para fazer, hoje, amanhã ou no futuro. Dessa forma,
você consegue tranquilizar sua mente, além de não esquecer compromissos e obrigações;
·
Processar: é
importante processar todas as informações, analisando cada anotação feita
e identificando se são apenas ações, o que é prioridade, o que pode ser adiado,
e assim, enxergar com mais clareza todas as demandas;
·
Organizar: David
Allen propõe, em seu livro, um sistema bastante simples e prático. Uma das
formas é contextualizar as tarefas e reunir aquilo que pode ser correlato,
criando uma linha de atuação, otimizando o tempo no computador, ao telefone, ou
escritório;
·
Refletir: Esta
etapa sugere uma análise sobre o sistema adotado e confirmar se ele é o
melhor modo de gerenciar suas tarefas. Também é o momento de revisar e
reavaliar as prioridades e perceber como sua rotina está sendo influenciada
pelas urgências; e
·
Executar: Hora
de colocar seu sistema em prática e agir de forma organizada, sem estresse ou
ansiedade, apenas executando o planejado. Confie na sua análise e simplesmente
faça.
Vale
ressaltar que no começo é preciso investir algum tempo para definir o seu
sistema. Para a primeira fase, de coleta, duas ou três horas são essenciais
para mapear todas as tarefas, com calma e transparência. Depois, na segunda
etapa, mais algumas horas de dedicação para processar todas as anotações. Esse
passo costuma demorar um pouco mais, pois não é tão simples avaliar as
prioridades e separar o que é urgente, importante e necessário.
No
geral, o GTD não demanda tanto tempo. Depois
que seu sistema estiver pronto, basta agir e, claro, revisar com alguma
frequência, para garantir uma produtividade ainda maior. A melhor parte de tudo
é que, por se tratar de uma metodologia simples, ela pode ser utilizada por
qualquer pessoa, sem restrições. Vale a pena investir no treinamento
da equipe para que todos os colaboradores estejam aptos a praticar os cinco
passos do GTD.
O
incentivo e a promoção do método favorecem o desenvolvimento coletivo, já
que todos são convidados a analisar suas prioridades, conhecer as
dificuldades e, principalmente, buscar soluções. Além de adotar o Getting
Things Done como ferramenta pessoal, você também pode difundir o método por
meio de cursos, palestras e, acima de tudo, pelo exemplo, sempre com foco na
melhoria dos resultados e construção de uma equipe de alto rendimento. Que tal
excluir a baixa produtividade do seu vocabulário?
Fonte: ENDEAVOR
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