O segredo para lidar com um mundo hiperconectado e
com excesso de informações é saber como ser organizado. É o que defende o
neurocientista americano Daniel Levitin em seu livro A Mente Organizada -
como pensar com clareza na era da informação (ed. Objetiva, 2015, 560
páginas). Para ele, quem não se organiza, corre o risco de deixar que os outros
escolham o que será o foco de atenção no dia a dia. E também acabar se
estressando mais. “Muitos vão para casa no fim do dia com a sensação de que não
fizeram o suficiente e continuam com a cabeça no trabalho - e, quando estão no
trabalho, ficam pensando sobre sua casa, sobre a família”, diz Daniel. “Não é
uma boa maneira de viver, é frustrante”. Na matéria O Segredo da Organização,
na edição 210 da Revista Você S/A, agora nas bancas, você confere dicas para
ser mais organizado em diversas áreas de sua vida. Abaixo, veja entrevista com
o autor.
Por que a organização é tão importante?
Ser organizado significa ser capaz de focar no que
é mais importante e fazer aquilo que for prioritário. Se não nos organizamos e
não definimos nossos objetivos, deixamos o mundo externo decidir nossas
prioridades. Então não somos capazes de escolher em que iremos prestar atenção.
Entre WhatsApp, Facebook e e-mails, você estará deixando essas coisas
interromperem seu fluxo. Você poderia, por exemplo, ter um tempo de descanso ou
um tempo de qualidade com sua esposa, mas em vez disso está constantemente
vendo o celular. É muito difícil manter o foco quando há muitas coisas
disputando sua atenção. As pessoas mais produtivas desligam todas essas fontes
de sinais desnecessários quando decidem focar em outra coisa.
Então se organizar é também uma questão de ter mais
controle sobre as coisas?
Sim, é absolutamente no que acredito. Se você
escreve as coisas que precisa fazer e as prioriza, então você se sente muito
mais no controle das coisas, mais focado e portanto mais relaxado. Você não
estará constantemente pensando se tem alguma outra coisa que você deveria estar
fazendo.
As empresas estão dando autonomia para os
funcionários priorizarem as tarefas no seu dia a dia?
Muitas nos Estados Unidos estão, é uma tendência.
Mesmo organizações militares, que sempre foram conservadoras, têm dado mais
autonomia e oportunidade para as pessoas tomarem a iniciativa. É como os
japoneses têm feito por muito tempo, deixando que as pessoas, mesmo as que
estão embaixo na hierarquia, tenham mais liberdade para organizar suas tarefas
e prazos. Se você contrata boas pessoas, isso funciona.
Durante a pesquisa para o seu livro, o senhor
passou a adotar um hábito de organização que antes não tinha?
Sim, vários. Um deles é que estou usando meu
calendário muito mais do que antes. Se eu tenho uma reunião na semana seguinte
e preciso me preparar para ela, marco no calendário, Mas reservo também o tempo
para a preparação, cerca de dois dias antes. E o que eu preciso fazer para
me preparar? Vira uma terceira entrada no calendário. Isso tem me ajudado muito.
Não preciso ficar repetindo mentalmente o que preciso fazer, nem tentar me
lembrar, porque já está marcado e o próprio calendário me dirá o que preciso
fazer.
E o que fazer quando estamos no trabalho e estamos
cansados, dispersos e sem energia, mas com prazo para entregar?
Em qualquer relacionamento, comunicação é muito
importante. Eu diria para tentar fazer um acordo com seu chefe para mudar o
prazo. Se você se sente sobrecarregado, sua atenção começa a divergir e é muito
difícil continuar. Normalmente, nessa hora, vamos buscar um café. Mas vai
chegar um ponto em que seu cérebro simplesmente não aguenta mais estímulo. É
aquela última xícara de café que é ruim para você. Acho que se seu cérebro
chegou ao ponto de não conseguir se focar, é preciso fazer uma pausa. Mas uma
pausa de verdade, não surfar na internet, mas fazer uma caminhada, ler um
livro. O ideal é fazer isso durante cerca de 15 minutos, de duas a três vezes
por dia. Fazendo isso, você será muito mais produtivo no resto do tempo.
Inclusive, tem uma regra de que controladores de avião, ao tomar uma pausa, não
são permitidos a ficar com os olhos em uma tela, seja celular ou computador.
Porque isso não descansa o cérebro, só desgasta mais.
Como a organização pode ajudar nossa inteligência
emocional?
As emoções
têm um propósito importante. O objetivo é saber gerenciá-las melhor. Uma das
emoções que sentimos muito esses dias é frustração ou raiva quando as coisas
não vão do jeito que queremos. Não podemos controlar tudo, mas temos uma chance
melhor se nos organizarmos com antecedência. Por exemplo, em uma viagem, posso
prever o que farei caso meu passaporte seja roubado. Posso planejar para as
possíveis coisas ruins que podem acontecer e estar mais preparado e reagir
melhor caso elas acontecem.
Fonte: VOCÊ S/A
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