Os elementos de uma reunião produtiva

O parte triste é que a maioria das reuniões são descartáveis. A parte alegre é que todas elas podem ser tornar extremamente úteis

Em um vídeo no YouTube, Abílio Diniz declarou sua aversão às reuniões. Segundo ele, a reunião é um evento que serve para dividir a responsabilidade de quem não sabe muito bem o que fazer. Acredito que o executivo está coberto de razão. Basta olharmos a forma com que as reuniões são conduzidas nas organizações. Mas, apesar disto, é possível sim tornar uma reunião produtiva e eficiente, desde que seja voltada para os resultados, do início ao fim.

As pessoas não estão acostumadas a fazer reuniões mas sim se reunir para tratar de assuntos irrelevantes. Quantas pessoas você vê se preparando para uma reunião? Piorando um pouco, quantas pessoas você vê felizes em irem para uma reunião?

Para tornar uma reunião eficiente, precisamos observar alguns elementos ou, caso contrário, o evento vira uma festa do caqui.

Toda reunião tem que ter um dono: é preciso de alguém para conduzir a reunião, frear quando as pessoas estiverem indo na direção errada ou até mesmo provocar quando as pessoas estiverem mornas ou céticas quanto ao assunto. Isto faz com que a reunião não vire um velório ou uma feira livre.

Reunião planejada é meio caminho andado: como exigir que as pessoas participem ativamente de uma reunião se elas não tiveram acesso a pauta com antecedência? As pessoas têm que saber de forma clara quais os objetivos, pontos a serem abordados e quem serão os presentes, afinal, é o tempo delas que está em jogo e, pelo amor de Deus, teste o data show.

Não deixe a reunião ficar longa: ninguém é capaz de manter o foco em determinado assunto por muito tempo e, cá entre nós, o assunto que não for resolvido em uma hora não vai ser resolvido em três. Estabeleça horário de início e término e torne-se escravo dele, nunca ultrapasse este tempo e trabalhe a condução dos assuntos de acordo com o tempo restante.

Menos é mais: uma reunião não pode ter 20 integrantes, isto torna o ambiente propenso a conflitos inúteis, exclusão de integrantes, assuntos paralelo e constante desvio de atenção. É importante que tenha uma quantidade de pessoas na qual todas possam falar. Isto torna a reunião mais eficaz, democrática e fácil de gerenciar.

Todos devem sair com algo para fazer: na maioria das reuniões saímos sem nem saber qual será o próximo passo. Fuja destas reuniões, pois elas não servem pra nada! Uma ótima opção é utilizar os 10 minutos finais para delegar as tarefas, fulano você pode fazer isto? Cicrano, acredito que você é o melhor para executar esta parte do projeto, ok? É importante que todos os pontos abordados na reunião sejam traduzidos para ações práticas.

Mudar a forma de fazer reunião nas empresas não é tarefa fácil mas, pelo menos, livre-se das reuniões inúteis. Já é um começo para a sua produtividade individual. Pergunte-se se sua participação é realmente necessária e fique tranquilo, pois participar de reuniões não o torna mais importante.

Fonte: ADMINISTRADORES