Hábitos tecnológicos que devem ser deixados para trás

Não há quem não cometa “pecados” em frente ao computador, mas eles podem causar danos ao PC e à sua empresa. Mude-os já!

Todo mundo tem vícios no mundo da tecnologia: atire a primeira pedra quem nunca usou a palavra “senha” como senha. Mas agora vamos cavar mais fundo, em busca dos hábitos realmente ruins que podem causar danos permanentes ao computador, bolso e estado de espírito.
Apresentamos os 15 piores hábitos no mundo da tecnologia, que devem ser evitados a todo custo.
1. Não usar software de segurança
Então você pensou que poderia viver sem utilitários contra vírus e malware, apenas prestando atenção aos links nos quais clica em páginas web e e-mails. Está dando certo? Aposto que não por muito tempo.
Pelo amor de tudo o que é sagrado, use alguma coisa, qualquer coisa, para proteger seu PC de malfeitores que adorariam ter você, seu computador e sua conta bancária como alvo.
2. Não fazer backup do computador
O mais engraçado sobre as pessoas que não fazem backup das informações em seus computadores é que elas sempre têm uma “boa” desculpa. “Eu sei que estou errado, mas...”. Escute: TODOS os HDs eventualmente falham. Todos. O seu também irá falhar. Não é uma questão de se, mas de quando, e você deve estar preparado.
3. Não fazer backups “off-site”
Imagine que um ladrão entra em seu apartamento e rouba o notebook. Você pensa: “não tem problema, eu fiz um backup completo ontem à noite”. Mas aí você descobre que o ladrão também roubou o HD de backup, que estava do lado do notebook. Oops!
Armazene seus dados em múltiplos locais, com backups automáticos para os dados armazenados remotamente (por exemplo, em servidor na nuvem). E ao fazer planos para recuperar os dados, sempre prepara-se para o pior cenário possível.
4. Responder à SPAM
Sabe porque os spammers continuam emporcalhando sua caixa postal? Porque há número grande o suficiente de pessoas que respondem às mensagens, fazendo o esforço de enviá-las valer a pena. Sim, clicar no link “remova meu e-mail” no rodapé da mensagem conta como uma resposta, já que confirma para o spammer que seu endereço existe, está ativo e há um “cliente” em potencial lendo as mensagens.
Apenas em raras ocasiões, se a mensagem vier de uma empresa legítima, seu endereço de e-mail será realmente removido da lista quando você clica no link. Lembre-se: se você não é parte da solução, é parte do problema. Invista também algum tempo aprendendo como funcionam as soluções anti-spam de seu cliente de e-mail ou provedor. Garantimos que vale a pena.
5. Andar por aí com um notebook ligado
Não há problema em tirar seu notebook da cozinha e levá-lo para a sala quando ele ainda está funcionando. Agora, tirar o notebook do escritório, jogá-lo ligado dentro de uma mochila e encarar meia hora de metrô e um quilômetro de caminhada é uma PÉSSIMA ideia.
Um disco rígido em funcionamento pode ser danificado mesmo por pequeno impacto (como um solavanco dentro de um ônibus), e micros podem facilmente superaquecer se deixados em lugares fechados. Desligue seu micro antes de transportá-lo.
6. Imprimir tudo
Você pode ter cópias digitais de todos os formulários, recibos e comprovantes de que precisa, basta instalar um software gratuito como o PDFCreator que “imprime” em arquivos PDF a partir de qualquer programa no Windows. Pra que desperdiçar papel? Mesmo formulários hoje em dia podem ser assinados digitalmente, então antes de imprimir pense duas vezes: eu realmente preciso de uma cópia disso em papel? Seu bolso e o meio ambiente, irão agradecer.
7. Usar um notebook na cama
Você pode usar seu notebook na cama o quanto quiser. O problema é quando você o deixa ligado apoiado sobre maravilhoso edredon de penas de ganso. Edredons, cobertores, travesseiros e almofadas podem bloquear as saídas de ventilação do computador, causando superaquecimento e danos aos componentes. Além do mais, você pode acabar com um baita torcicolo se usar o computador em uma posição não natural. Use uma mesinha para notebook ou mesinha de café para manter a máquina em uma posição confortável e garantir um bom fluxo de ar.
8. Deixar o notebook no carro
Ladrões ficam à espreita em estacionamentos movimentados e procuram pessoas engravatadas que distraidamente deixam suas malas de notebook no carro, mesmo que por alguns minutos. Tudo o que eles tem a fazer é quebrar a janela, agarrar a mala e pronto, seu portátil virou história em menos de dez segundos.
Colocar a mala no bagageiro do carro em uma rua movimentada à vista de todos também é péssima ideia. Bandidos podem seguí-lo e esperar você “dar bobeira” para atacar, seja com revólver em punho ou simplesmente abrindo o porta-malas quando você estacionar, algo ainda mais fácil que quebrar a janela.
Se você precisa deixar o notebook na mala do carro, faça isso em local discreto, longe dos olhos de curiosos. Melhor ainda, leve o notebook com você.
9. Não ter um endereço de e-mail “descartável”
Não dê seu endereço principal de e-mail para sites questionáveis ou pessoas que você encontrou na balada. Um endereço “descartável” que você checa de vez em quando é uma solução melhor. É pra isso que o GMail foi inventado.
10. Guardar todos os seus e-mails!
Todas as mensagens que você recebeu em sua vida estão sentadinhas na sua caixa de entrada em ordem cronológica? Parabéns! Você não só tem um histórico perfeito de toda sua comunicação on-line como a garantia de que nunca mais conseguirá achar uma mensagem importante no meio de tudo aquilo.
Use pastas e tags (marcadores) para separar suas mensagens por categoria (trabalho, pessoal, importante etc) e seja liberal no uso da tecla Delete para apagar mensagens que não terão mais serventia.
11. Não aprender os atalhos de teclado
Você sabia que há pessoas que não sabem que Ctrl+C serve para copiar um item e Ctrl+V para colar? Não estou dizendo que você tem de decorar todas as combinações de Alt, Ctrl e Shift existentes, mas quanto mais você aprender, mais cedo vai terminar o serviço. É simples: é necessário mais tempo para pegar o mouse e clicar em Arquivo/Salvar do que para teclar Ctrl + S.
12. Instalar coisas demais
Porque o Windows está tão lento? Porque você instalou três programas de mensagens instantâneas e sete barras de ferramentas em seu navegador. Depois que tudo isso estiver instalado o estrago já está feito, porque muitos destes programas deixam para trás rastros que são difíceis de eliminar. Você pode fazer um esforço para limpar seu PC, mas se precaver é a melhor opção. Antes de instalar um programa, faça a pergunta: eu realmente preciso dele?
13. Salvar arquivos em qualquer lugar
Quando a conta de luz chega você a joga em cima da mesa, em uma pilha com as fotos da família, folhetos de pizzaria, o jornal de domingo e um monte de DVDs? Ou você gasta os 20 segundos necessários para colocá-los no lugar certo? Nem precisa responder. Assim como nos e-mails, organize seus arquivos em pastas. Elas são suas amigas.
14. Usar uma única senha para tudo
Basta que sua operadora de telefonia escorregue e deixe vazar informações sobre seus assinantes para que um malfeitor, de posse de sua senha de autoatendimento, acesse seu e-mail, conta no banco e perfil de rede social. É como uma pista expressa para ladrões de identidade!
Nos dias de hoje, ter uma senha única para cada site é algo impossível, mas ao menos use um conjunto de várias senhas, e guarde as melhores para os serviços mais importantes.
15. Não trancar seu smartphone
Quando um pilantra encontra um smartphone perdido, a primeira coisa que ele irá fazer é quantas ligações interurbanas e internacionais precisar. Depois, ele vai coletar toda a informação que puder para uso em spam ou roubo de identidade.
Mas você pode evitar tudo isso colocando uma simples senha no aparelho. Ou investir em ferramentas de segurança, que permitam bloquear o aparelho à distância e até “formatar” a memória interna com um simples comando via SMS, impedindo que suas informações caiam em mãos erradas.

Por Christopher Null

Tecnologia da Informação e Área Fiscal, a parceria e sua consequência para o SPED

O projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) causou uma verdadeira revolução no modelo de entrega das informações tributárias das empresas, que se viram obrigadas a evoluir suas tradicionais planilhas e formulários de contabilidade para modernos sistemas digitais de entrega e arquivamento de informações. Para enfrentar este desafio, os departamentos contábeis buscaram, muitas vezes às pressas, o auxílio de ferramentas que consigam garantir a conformidade com as complexas exigências da legislação. Mas até que ponto essas soluções fiscais conseguem garantir esse compliance?

O que se percebe no mercado é que a integração entre as áreas tecnológica e fiscal para o acompanhamento de projetos de SPED se mostrou mais complexa do que o previsto, e o resultado são companhias que, mesmo investindo pesado em software e outras soluções, ainda continuam em desacordo com as exigências legais. Isto ocorre pois a complexidade da legislação fiscal brasileira exige tributações específicas para cada tipo de negócio, o que, por sua vez, demanda ferramentas altamente customizáveis, com uma implementação voltadas para a realidade de cada negócio, levando em consideração indicadores próprios de cada ramo e modelo de atuação.

Por conta deste cenário, é fundamental que o processo de conhecimento e contratação desse tipo de ferramenta seja desenvolvida não só por profissionais de TI que conheçam a fundo as especificidades técnicas de cada projeto, como também por profissionais do próprio setor tributário, que estejam cientes das peculiaridades legais a que o negócio está exposto. Infelizmente, devido às equipes cada vez mais reduzidas e às diversas obrigações que precisam ser entregues simultaneamente, é raro encontrarmos profissionais tributários e contábeis atuando nestes projetos de forma adequada. Como resultado, observam-se muitos projetos com grande aderência tecnológica, porém com deficiências pontuais no que diz respeito às exigências legais, fazendo com que grande parte das empresas nem sequer saibam que estão expostas a multas e outras penalidades, ou descubram isso apenas quando o projeto já está concluído.

Por conta disso, a realidade atual de muitas empresas gira – ou deveria girar – em torno da preocupação com a integridade dos dados que estão sendo entregues ao fisco. Para tentar minimizar essas inconsistências legais, otimizando os benefícios das soluções fiscais e garantindo o real compliance tributário, tornam-se fundamentais não só as equipes multidisciplinares para acompanhamento dos projetos, como também o monitoramento e a própria auditoria posterior às implementações, abrangendo e verificando detalhes que vão desde a conectividade com os bancos de dados corretos, até os códigos que determinam operações e classificações de clientes, fornecedores e mercadorias. Ou seja, não basta modelar a forma correta sem conhecer a qualidade do conteúdo.

Neste tipo de projeto, a precaução é o investimento mais importante que qualquer empresa pode fazer. A presença de profissionais multidisciplinares pode facilitar e agilizar o desenvolvimento, gerando um resultado final com qualidade superior e mais seguro. Na prática, isso pode evitar que a empresa pague impostos indevidos, por exemplo, ou deixe de pagar impostos necessários. Por fim, o investimento total pode até parecer alto, mas se mostra infinitamente baixo se comparado aos benefícios que os conceitos de compliance e governança trazem para as áreas contábeis e fiscais.

Por Danilo Miranda

Quais são as tendências de Business Intelligence que sua empresa deve conhecer?

Elas podem ajudar a obter maior retorno do investimento e são vitais para impulsionar a adesão à tecnologia.

A tecnologia de Business Intelligence (BI) tem tido um enorme impacto positivo nas empresas. Nos últimos anos, tornou-se uma das tecnologias de software mais implementadas no mundo dos negócios, ajudando gestores e analistas a manterem-se a par das atividades das empresas. Contudo, do ponto de vista do usuário, a tecnologia de BI só agora começa a alcançar o seu potencial.

De fato, identifiquei seis formas que considero vitais para impulsionar a adesão às ferramentas de BI e obter maior retorno do seu investimento.

1: Servir uma audiência mais abrangente

Durante anos ouvimos como o BI está sendo direcionado para as massas. Quanto mais consumidores de informação se tem, maior será o retorno do investimento de BI. Contudo, para verdadeiramente disponibilizar estas aplicações a todos na empresa, é necessário fornecer aos usuários um elevado grau de informação através de uma interface simples, que não exija formação.

Com a informação correta disponível de forma fácil, todos na organização se tornam potenciais decisores, quer seja nos serviços de apoio ao cliente, ou na distribuição, produção, área administrativa, etc. O enfoque do BI passou dos analistas, que necessitam de ferramentas complexas para criar e analisar informação, para os colaboradores, que apenas necessitam aceder a conteúdos significativos rápida e facilmente.

2: Disponibilizar a informação ativa

Apesar de serem necessárias ferramentas de BI profissionais para analistas, esta nova face do BI envolve a disponibilização de informações relevantes aos usuários dentro do contexto das suas atividades diárias. Por exemplo, um colaborador de call center poderá receber um alerta a avisar sobre novos descontos em determinados produtos, para que este possa promovê-los aos clientes. Um representante comercial pode depender da visão de um sistema de BI para detectar pedidos acima de determinado valor para depois recomendar um fornecedor baseando-se em promoções e disponibilidade. Da mesma forma, os representantes comerciais podem receber atualizações sobre assuntos de clientes envolvendo as suas contas, enquanto os representantes de produção recebem alertas sobre o aumento da ordem de volumes, que pode ter impacto na produção.

À medida que a natureza do BI se torna mais operacional tem, igualmente, de se tornar mais previsível. Estes colaboradores não deverão ter que pesquisar relatórios ou submeter consultas. A informação relevante deverá encontrá-los e as aplicações de BI deverão ser desenvolvidas para reagir às atividades operacionais existentes. A tecnologia de integração inserida nesta ferramenta é a chave para estas aplicações de BI, chamado de BI dinâmico: falamos de acessar dados, pesquisar por mensagens, sincronizar acontecimentos de negócio e submeter transações baseadas em um fluxo de trabalho pré-definido. Isto permite que essas aplicações “detectem” acontecimentos e tomem ações de acordo com parâmetros pré-definidos (tais como reenvio de informação para um agente tomar a decisão).

3: Implementar o BI como um serviço

À medida que os ambientes de BI se tornam mais operacionais, as suas capacidades tomam geralmente a forma de serviços que podem ser apresentados através de portais, painéis de controle, etc. Este tipo de aplicação abre uma nova dimensão para a indústria de BI, à medida que as empresas aplicam o conhecimento do seu domínio a uma indústria particular ou vertical.

Por exemplo, além de ajudar empresas a gerir pessoas e pagamentos, algumas empresas de RH estão também oferecendo serviços de armazenamento de dados e de capacidades analíticas, para criar relatórios. Observamos uma tendência semelhante com empresas de cartões de crédito, que deixam comerciantes analisarem os dados de transações geradas para compreender os padrões de compra dos consumidores. O que têm estas aplicações de BI em comum? Estão implementadas como serviços para uma base de clientes existente. Mais importante, todas partem do que é geralmente um centro de custo e o transformam em um centro de lucro.

4: Integração de pesquisas

O valor real da tecnologia de pesquisa revela-se quando se consegue alimentar o serviço de busca a partir de todas as fontes de informação da empresa e analisar resultados ao longo desse percurso. Idealmente, os usuários deverão poder pesquisar o conteúdo empresarial tão facilmente como usam o seu serviço de busca favorito na Web. Isto permitirá que tenham acesso ao conteúdo de BI dinâmico e adicionalmente a fontes de dados estruturados e não estruturados dentro da empresa.

Com a fácil localização de dados relevantes através da pesquisa por palavras-chave simples, a empresa irá obter ganhos significativos de produtividade, pois os usuários gastarão menos tempo para pesquisar a informação.

Infelizmente, a maioria das ferramentas de BI oferece apenas capacidades de pesquisa rudimentares. Trabalham através da construção de um índex consolidado de dados da empresa. Apenas uma pequena quantidade de informação de business intelligence é arquivada, o que limita a utilidade deste modelo.

Ao utilizar tecnologia de integração embutida, o ambiente de BI pode melhorar o valor das pesquisas. Por exemplo, quando uma transação é processada pelo seu sistema ERP, este pode inserir a informação no índex de pesquisa, para que os usuários possam encontrar de imediato os dados quando iniciam as pesquisas. Estes usuários podem começar com pesquisas tipo Google e depois enriquecer com transacções associadas e bases de dados para encontrar informação adicional, correlacionando eventos à medida que continuam.

5: Dar pernas ao BI com aplicações móveis

Os “smartphones” atuais têm telas e teclados que permitem acessar e visualizar facilmente conteúdo enriquecido da Web. À medida que os colaboradores descobrem as capacidades destes dispositivos, solicitam cada vez mais o acesso a dados corporativos. Se conseguem enviar e-mails ou navegar a Web nos seus telefones, porque não podem acessar ao último resultado de vendas ou solicitar um relatório de vendas?

Contudo, ainda se colocam alguns problemas. Uma vez que a memória e poder de processamento da maioria dos dispositivos móveis não corresponde às dos computadores, torna-se crítico entregar apenas a informação relevante. Além disso, as aplicações móveis de BI não deveriam requerer que os usuários instalem nenhum software extra no seu telefone. Os criadores de BI devem ter atenção, pois o cenário ideal é o desenvolvimento de aplicações centralizadas, baseadas na Web, que consigam receber pedidos e introduzir informação facilmente para os usuários móveis.

Claro que mostrar relatórios e alertas é apenas o começo. Para compreender o total potencial de uma solução de BI móvel, os usuários necessitam também conseguir analisar dados. Este é ainda um desafio que só agora começa a ter alguma resposta com os Active Reports.

6: Data warehouses não são a única solução

Os armazéns de dados não devem ser implementados sem uma clara compreensão dos desafios de negócio que são desenhados para resolver. Existem muitas formas de disponibilizar informação exata.

Algumas alternativas a considerar são a derivação de dados diretamente de fontes operacionais (ou uma cópia dessas fontes estabelecidas para relatórios); a inserção de dados no data warehouse à medida que determinadas transações ocorrem; criação de informação desencadeada por determinadas ocorrências na base de dados; ou a utilização de serviços Web para criar relatórios e entregar informação diretamente a usuários de negócio.

As atuais aplicações de BI dinâmicas, operacionais e integradas provam que não se necessita sempre de um data warehouse como fonte para as suas atividades de BI.

Em suma, os atuais ambientes de BI dão às empresas uma nova forma de servir os clientes, interagir com os parceiros de negócio e disponibilizar informação a todos os tipos de usuários – em alguns casos criando até novas linhas de negócio. O BI não envolve meramente a construção de um data warehouse e a disponibilidade de ferramentas para geração de relatórios. Implica uma estrutura preditiva que atenda uma grande parte da empresa utilizando capacidades de análise simples, mas poderosas, inseridas nas rotinas de trabalho.

Os criadores de BI devem empenhar-se para tornar as suas aplicações mais acessíveis através de acesso aos dados em tempo real, análise móvel e pesquisa empresarial – idealmente como parte de uma arquitetura orientada para o serviço. Isto irá permitir ao BI chegar a uma mais vasta audiência e rentabilizar enormemente o investimento realizado.

Por Michael Corcoran

A Contabilidade nunca esteve tão Gerencial

Acabou! Quem pensava que poderia haver duas contabilidades, agora tem que se adaptar.

Com a criação dos Speds, Contábil, Fiscal, Contribuições, Nfe, entre outros controles fiscais, o empresário se vê obrigado a fugir de certas práticas mágicas para melhorar seu resultado. Hoje é tudo amarrado. E ai daquele que não se adaptar!

Mas olhando para o lado bom, a contabilidade, como nunca, vai ter que ser elaborada dentro dos padrões internacionais, e o profissional de contabilidade também não vai mais ficar ouvindo o empresário achar que ele é o salvador da pátria inventando maracutais para pagar menos tributos. Agora ainda se faz mais necessário a elaboração de Planejamento Tributário bem feito e acompanhado, pois sempre há uma maneira, dentro da lei, para abrandar a carga tributária.

Alguns requisitos citados a seguir para abrandar a carga tributária.

- Pagar certo: Tem gente que pensa que para pagar certo tem que pagar mais tributos. Engano! Pois, através de um bom controle das operações, um cadastro bem feito dos produtos e mercadorias, dentro da correta NCM. Pode sim pagar menos tributos e muito bem protegido pela legislação.

- Treinamento: Todos os dias, todas as horas, em algum lugar está sendo criada ou modificada uma lei tributária, seja ela, federal, estadual ou municipal, ou ainda uma contribuição ou taxa, que venha a influenciar nas obrigações tributárias da empresa. Por essas razões o profissional tem que estar constantemente estudando e e interpretando a legislação.

- Um Bom Sistema ERP: Não dá mais para ficar dando atenção a vários fornecedores de sistemas. Com a amarração citada acima, a empresa deve ter um bom Sistema ERP onde concentre todas as operações em um único banco de dados. Nada de fazer o Fiscal num, a contabilidade noutro, financeiro noutro, o Imobilizado noutro, os Estoque, e assim por diante. Como tudo é amarrado é melhor ter um único sistema que faça tudo. Assim fica mais fácil de administrar as operações.

- Uma Controladoria: A Controladoria é a Contabilidade infiltrada em todos os departamentos da empresa, administrando in loco as operações. Desta forma ela consegue executar o Planejamento Tributário na sua origem, com tempo necessário para ajustar as operações na origem, substituindo, se necessário, documentos com erros de tributos, antes do seu registro efetivo. Isso se torna mais fácil ainda com a Nfe, pois você recebe o XLM da nota antes de receber a mercadoria, ou seja, antes de efetivar a operação.

- Um bom Sistema de Informações: Nada adianta fazer tudo isso, se os interessados não tomarem conhecimento. Cada gestor dentro da sua categoria, deve obter as informações necessárias para sua gestão. A administração deve ter em mãos as informações econômicas e financeiras da empresa, em tempo hábil para ajustá-las ao Plano Estratégico.

Os requisitos acima não se esgotam tudo que seja prático e operacional deve ser implantado e utilizado de forma que auxiliem na boa administração da empresa, e no melhor entendimento e execução do Planejamento Tributário.

Por Nelson Henrique Pereira

SPED ainda é mistério para maioria das empresas

A nova demanda determinada pelo fisco, como a geração de dados digitais das duas contribuições federais, o PIS e a Cofins, ainda gera dúvidas e inseguranças por parte de empresários e contadores. O técnico em contabilidade, coordenador da Comissão de Estudos de Tecnologia da Informação do Conselho Regional de Contabilidade (CRC/RS), Ricardo Kerkhoff, entende que a principal dificuldade com relação a esses novos modelos de informação é puramente conceitual. “É uma mudança de paradigma que se constituiu durante muitas décadas, em que o empresário realizava as operações de sua empresa sem a menor preocupação com a legislação em vigor”, comenta o especialista. 

O SPED Fiscal é um arquivo digital que contém um conjunto de escriturações de documentos fiscais com informações importantes para o fisco que deverá substituir outros controles. O SPED Contábil é a substituição da escrituração em papel pela Escrituração Contábil Digital.

Nos últimos tempos, de acordo com Kerkhoff, em virtude dos novos modelos de fiscalização associados ao avanço tecnológico, as ações são cada vez mais monitoradas, planejadas, avaliadas e previstas. Ele observa que a falta de proatividade dos profissionais da contabilidade acaba prejudicando o seu próprio trabalho. “Nossa atuação precisa estar cada vez mais dentro da empresa, se fazendo presente em cada nota fiscal emitida, em cada produto novo cadastrado, em cada mudança de legislação ocorrida”, recomenda. Para ele, as novas demandas por parte do fisco estabelecem uma espécie de “divisor de águas” sobre o passado e o futuro das relações entre empresários e profissionais contábeis.

Para o advogado tributarista, sócio do Cabanellos Schuh Advogados, Rafael Nichele, as empresas ainda têm dificuldade de lidar com os SPEDs, pois esses sistemas representam uma novidade para a maioria dos contribuintes. Segundo ele, as instituições têm procurado investir em acompanhamentos especializados para o preenchimento das obrigações acessórias e, principalmente, a interpretação da legislação tributária antecipando-se a eventuais divergências com o fisco.

“As empresas estão inseguras”, diz o advogado. Ele acredita que os problemas poderão se iniciar, num segundo momento, quando a Receita Federal do Brasil começar a revisar os arquivos dentro do prazo de cinco anos conforme estipula a legislação. “Neste período, as instituições vão saber, efetivamente, mediante o recebimento de autos de infração, se as informações por elas transmitidas estavam incorretas”, salienta. Mas, para que não haja surpresas futuras, Nichele recomenda que os gestores busquem se especializar para que as informações prestadas sejam corretas e não gere autuações ou multas milionárias.

As dificuldades, conforme Nichele, também passam pela complexidade tributária. A legislação do PIS/Cofins não cumulativo, por exemplo, já sofreu mais de 80 alterações nos últimos meses. “É praticamente impossível os empresários acompanharem tantas alterações”.

Pesquisa demonstra insatisfação dos empresários

A Fiscosoft, empresa especializada em informações fiscais e legais, realizou um estudo com 1.188 empresas brasileiras e demonstrou que 96,3% dos pesquisados necessitam aplicar mais recursos, tais como horas de profissionais, sistemas, consultoria externa, para cumprir com as obrigações tributárias exigidas pelo fisco com o SPED.

Um dos objetivos dos SPEDs é a economia com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias. No entanto, 59,7% afirmaram que essa redução não ocorrerá, pois não acreditam que, no futuro, será possível cumprir as obrigações acessórias com menos recursos. Ou seja, mesmo que haja uma fase de transição, a maioria entende que o sistema continuará consumindo mais recursos.

Porém, com relação a melhorias na gestão e controles internos, 79,3% dos entrevistados afirmaram que o SPED trouxe, de fato, benefícios para as empresas. A diminuição da concorrência desleal é também uma das promessas do SPED, e 75,1% dos entrevistados acreditam que isso acontecerá em decorrência da transparência e maior facilidade na fiscalização por parte do fisco, evitando assim sonegação fiscal.

Apesar disso, o estudo também concluiu que, apesar do aumento de custos, o SPED é positivo para o País, com mais de 90% das respostas.

Altos custos e aperfeiçoamento são necessários no processo

Além da complexidade do SPED, há um custo agregado que depende do volume gerado. Para os estabelecimentos que possuem poucas informações é mais simples e, portanto, o investimento também é menor. Segundo o coordenador da Comissão de Estudos de Tecnologia da Informação CRC/RS, Ricardo Kerkhoff, alguns casos são resolvidos com um custo de aproximadamente R$ 3 mil ou R$ 4 mil. No entanto, em empreendimentos com maior volume de informações e, naturalmente mais complexos, os investimentos se iniciam com a capacitação e treinamento de pessoas, passando por atualização de parque tecnológico e, por vezes, mudança de sistemas. O cálculo, nesses casos, pode chegar até R$ 200 mil.

Os empresários, no entanto, são os principais responsáveis pela geração e entrega das informações, pois eles precisam assinar digitalmente ou passar uma procuração para o profissional da contabilidade. Portanto, Kerkhoff observa a necessidade de aperfeiçoamento de todos os envolvidos no processo.

Erros e divergências são comuns na transmissão dos dados

Outra pesquisa realizada em 2012 pela Prosoft Inteligência Contábil e Proximidade mostrou que 98% dos dados enviados pelo SPED à Receita Federal do Brasil (RFB) não seguiram as regras da entidade, causando erros ou divergências de informações. A constatação faz parte de levantamento feito pela área fiscal da empresa entre seus clientes.

De acordo com o diretor de análise tributária da Prosoft, Igor Garrido, as instituições estão enviando as informações para a Receita sem observar as divergências de números ao longo de todo o processo. Além disso, além do acréscimo de detalhes exigidos no SPED, os gestores precisam enviar as informações também via Fcont, sistema que será substituído pelo digital. Para Garrido, é necessário uma maior conscientização dos empresários e contadores para entenderem que a contabilidade mudou e a integração desse profissional com a empresa deve ser cada vez maior. “Somente quando a Receita começar as autuações a consciência fiscal aumentará”, diz o diretor.

A apuração do PIS e da Cofins para as empresas do lucro presumido foi entregue em abril. No final de junho será a vez daquelas enquadradas no lucro real. Garrido aconselha que os empresários invistam em um bom software que traduza os dados e em qualificação de pessoal.

De acordo com dados da Prosoft, o volume de dados fiscais e operacionais enviados por cada empresa em ambiente eletrônico para a Receita aumentou 23 vezes, desde a implementação gradual do Sistema Público de Escrituração Digital, ao longo dos últimos cinco anos. As despesas com computadores, sistemas e, principalmente, mão de obra só têm aumentado, segundo apontam as pesquisas.

O contador lançava manualmente o total das notas escrituradas. Hoje, ele importa os dados, em ambiente eletrônico, de cada produto comprado ou vendido pela empresa e a sua respectiva tributação (ICMS, IPI, PIS, Cofins). “O resultado é que a base de dados enviada à Receita passou de um gigabyte para 23 gigabytes”, afirma o diretor Garrido.

Quando digitalizados, os dados podem ser acessados pelo fisco federal e também estadual, portanto, quanto maior o número de informações enviadas em ambientes eletrônico, mais potente deverá ser o servidor.

De acordo com o sócio do Tax Technology Group (TTG) da KPMG, Marlon Custódio, o processo exigido pela Receita Federal do Brasil (RFB) permite avaliar as movimentações de saída das notas fiscais que não foram tributadas e identificar possível sonegação fiscal.

Já para as entradas referentes aos créditos serão avaliadas as operações entre estabelecimentos, ou seja, serão realizados cruzamentos com as NF-e que se encontram no site de dados da RFB. “O maior cuidado que as empresas devem ter diz respeito à linha do tempo referente à tomada de créditos e apuração dos débitos, ou seja, a RFB poderá analisar as operações graficamente identificando possíveis oscilações significantes”, comenta.

Por Gilvânia Banker (Jornal do Comércio)

Apenas 34% das companhias acreditam na importância estratégica do próprio RH

Os profissionais de recursos humanos têm encontrado dificuldade de progredir estrategicamente nas empresas. Ao menos, é essa a constatação da Hay Group. De acordo com seu mais recente levantamento, 34% das companhias consultadas afirmam que o RH tem uma importância estratégica para as empresas. Já o percentual de companhias não percebem tal contribuição é de 6%.

Os demais 60%, no entanto, costuma ficar ‘em cima do muro’ na hora de demonstrar sua opinião, mas ainda assim acreditam em melhorias.

O problema

Entre os principais problemas citados pelo estudo para justificar a dificuldade de atuação do RH estão o desalinhamento entre o lado humano e o negócio da companhia, a forma de medição do trabalho e a gestão de talentos.

Para se ter uma ideia, segundo os dados apurados, apenas 40% dos respondentes acreditam que a medição do trabalho está estreitamente alinhada com os processos de gestão.

O mesmo se repete ainda com a gestão de talentos, em que um número ainda menor (36%) percebe o alinhamento entre a gestão de talentos e organização.

Precisa mudar

Para solucionar esse impasse, a pesquisa sugere que a área de recrutamento deixe de se apegar as processos tradicionais e ineficientes para avançar em uma abordagem mais integrada, que unirá o trabalho executado pelas pessoas ao negócio.

“É fundamental que o RH faça essa mudança, passando a ocupar a posição de parceiro estratégico dos negócios”, informou o diretor global de medição de trabalho da companhia, Phil Johnson.

Para ele, o sucesso organizacional de uma empresa dependerá, principalmente, da capacidade do RH de combinar decisões de capital humano com a estratégia de negócios.

A pesquisa

No total, mais de 1.400 profissionais de RH e de gestão sênior de todo o mundo foram entrevistados pela consultoria.

Por Eliane Quinalia

Departamento de Contabilidade terceirizar ou não?

Você deve se fazer cinco perguntas antes de decidir terceirizar sua contabilidade (e o custo é só uma delas).

No dia a dia das empresas que atendemos, vez ou outra nos deparamos com o seguinte dilema: ter uma contabilidade terceirizada ou própria? E um aspecto que nos causa certa frustração é de que este tema tende a ser tratado somente pela ótica do custo: qual a opção mais barata?

A métrica do custo na maioria das vezes se mostra imprópria para o tratamento do tema. Já me deparei com situações aonde o empreendedor achava que estava fazendo um grande negócio em terceirizar e na verdade de longe está era a opção mais cara, e vice versa. Na hora de decidir por uma contabilidade interna, própria, ou externa, terceirizada, leve em consideração os seguintes aspectos:

Complexidade: empresas com processos complexos tendem a demandar uma contabilidade interna. Um bom exemplo para facilitar o entendimento seria o de uma empresa de serviços versus uma industrial. Enquanto que esta última apresenta estoques, sistema de custeio, carga tributária que envolve a apuração e pagamento de impostos sobre a produção, a de serviços apresenta uma estrutura menos complexa, tendendo a ter um nível de exigência menor da sua área contábil.

Tamanho: faturamento, número de filiais, atuação no exterior, dentre outros itens podem determinar a necessidade de uma equipe interna. Antes de tomar a decisão deve-se entender o ambiente em que a empresa está inserida.

Tempestividade: se há uma necessidade do conhecimento dos resultados contábeis em um prazo muito curto, este é um indicador de uma contabilidade interna. Assim se evitaria a “competição” com os demais clientes do escritório de contabilidade. Somente para ajudar na conta, quanto custa ter os resultados apurados e comunicados tardiamente?

Confidencialidade: muitas empresas atuam em segmentos onde há a necessidade de uma maior observância da confidencialidade das informações. Esta foi uma situação que ocorreu com certa frequência nas empresas que foram para a oferta pública inicial de ações, IPO, onde seus dados contábeis devem ser comunicados ao mercado de forma única, para que não haja o risco de informações privilegiadas. Muitas empresas que optaram por manter a contabilidade terceirizada firmaram acordos de confidencialidade com seus fornecedores.

Custo: aqui realmente é onde reside o maior risco. Poucos empreendedores conseguem realmente aferir quanto realmente custa sua contabilidade. E não estamos falando apenas do custo direto e mensal, lembro de um empreendedor que falou que estava gastando R$ 10 mil reais por mês, que ele achava pouco, e quando confrontado com a informação de que na verdade a mesma custava R$ 130 mil ano ficou atônito. Poucos fazem a conta do custo ano, tendendo assim a subestimar o custo real do serviço. Por outro lado, custos com aluguel da área a ser ocupada pela contabilidade devem ser adicionados aos da remuneração dos profissionais.

Por outro lado, uma opção a ser analisada com muito cuidado é a manutenção de uma estrutura terceirizada, entretanto com a designação de um ou mais funcionários do terceirizador para trabalhar nas instalações da empresa. Temos visto a aplicação desta solução mista em benefício de todos os outros aspectos destacados anteriormente.

Por Paulo Sérgio Dortas é sócio de Strategic Growth Markets (SGM) da Ernst & Young Terco