No dia a dia das empresas que atendemos, vez ou
outra nos deparamos com o seguinte dilema: ter uma contabilidade terceirizada
ou própria? E um aspecto que nos causa certa frustração é de que este tema
tende a ser tratado somente pela ótica do custo: qual a opção mais barata?
A métrica do custo na maioria das vezes se mostra
imprópria para o tratamento do tema. Já me deparei com situações aonde o
empreendedor achava que estava fazendo um grande negócio em terceirizar e na
verdade de longe está era a opção mais cara, e vice versa. Na hora de decidir
por uma contabilidade interna, própria, ou externa, terceirizada, leve em
consideração os seguintes aspectos:
Complexidade: empresas com processos complexos tendem a demandar uma contabilidade
interna. Um bom exemplo para facilitar o entendimento seria o de uma empresa de
serviços versus uma industrial. Enquanto que esta última apresenta
estoques, sistema de custeio, carga tributária que envolve a apuração e
pagamento de impostos sobre a produção, a de serviços apresenta uma estrutura
menos complexa, tendendo a ter um nível de exigência menor da sua área
contábil.
Tamanho: faturamento, número de filiais, atuação no exterior, dentre outros
itens podem determinar a necessidade de uma equipe interna. Antes de tomar a
decisão deve-se entender o ambiente em que a empresa está inserida.
Tempestividade: se há uma necessidade do conhecimento dos resultados contábeis em um
prazo muito curto, este é um indicador de uma contabilidade interna. Assim se
evitaria a “competição” com os demais clientes do escritório de contabilidade.
Somente para ajudar na conta, quanto custa ter os resultados apurados e
comunicados tardiamente?
Confidencialidade: muitas empresas atuam em segmentos onde há a necessidade de uma maior
observância da confidencialidade das informações. Esta foi uma situação que
ocorreu com certa frequência nas empresas que foram para a oferta pública
inicial de ações, IPO, onde seus dados contábeis devem ser comunicados
ao mercado de forma única, para que não haja o risco de informações
privilegiadas. Muitas empresas que optaram por manter a contabilidade
terceirizada firmaram acordos de confidencialidade com seus fornecedores.
Custo: aqui realmente é onde reside o maior risco. Poucos empreendedores
conseguem realmente aferir quanto realmente custa sua contabilidade. E não
estamos falando apenas do custo direto e mensal, lembro de um empreendedor que
falou que estava gastando R$ 10 mil reais por mês, que ele achava pouco, e
quando confrontado com a informação de que na verdade a mesma custava R$ 130
mil ano ficou atônito. Poucos fazem a conta do custo ano, tendendo assim
a subestimar o custo real do serviço. Por outro lado, custos com aluguel da
área a ser ocupada pela contabilidade devem ser adicionados aos da remuneração
dos profissionais.
Por outro lado, uma opção a ser analisada com muito
cuidado é a manutenção de uma estrutura terceirizada, entretanto com a
designação de um ou mais funcionários do terceirizador para trabalhar nas
instalações da empresa. Temos visto a aplicação desta solução mista em
benefício de todos os outros aspectos destacados anteriormente.
Por Paulo
Sérgio Dortas é sócio de Strategic Growth Markets
(SGM) da Ernst & Young Terco
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