Tecnologia da Informação e Área Fiscal, a parceria e sua consequência para o SPED

O projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) causou uma verdadeira revolução no modelo de entrega das informações tributárias das empresas, que se viram obrigadas a evoluir suas tradicionais planilhas e formulários de contabilidade para modernos sistemas digitais de entrega e arquivamento de informações. Para enfrentar este desafio, os departamentos contábeis buscaram, muitas vezes às pressas, o auxílio de ferramentas que consigam garantir a conformidade com as complexas exigências da legislação. Mas até que ponto essas soluções fiscais conseguem garantir esse compliance?

O que se percebe no mercado é que a integração entre as áreas tecnológica e fiscal para o acompanhamento de projetos de SPED se mostrou mais complexa do que o previsto, e o resultado são companhias que, mesmo investindo pesado em software e outras soluções, ainda continuam em desacordo com as exigências legais. Isto ocorre pois a complexidade da legislação fiscal brasileira exige tributações específicas para cada tipo de negócio, o que, por sua vez, demanda ferramentas altamente customizáveis, com uma implementação voltadas para a realidade de cada negócio, levando em consideração indicadores próprios de cada ramo e modelo de atuação.

Por conta deste cenário, é fundamental que o processo de conhecimento e contratação desse tipo de ferramenta seja desenvolvida não só por profissionais de TI que conheçam a fundo as especificidades técnicas de cada projeto, como também por profissionais do próprio setor tributário, que estejam cientes das peculiaridades legais a que o negócio está exposto. Infelizmente, devido às equipes cada vez mais reduzidas e às diversas obrigações que precisam ser entregues simultaneamente, é raro encontrarmos profissionais tributários e contábeis atuando nestes projetos de forma adequada. Como resultado, observam-se muitos projetos com grande aderência tecnológica, porém com deficiências pontuais no que diz respeito às exigências legais, fazendo com que grande parte das empresas nem sequer saibam que estão expostas a multas e outras penalidades, ou descubram isso apenas quando o projeto já está concluído.

Por conta disso, a realidade atual de muitas empresas gira – ou deveria girar – em torno da preocupação com a integridade dos dados que estão sendo entregues ao fisco. Para tentar minimizar essas inconsistências legais, otimizando os benefícios das soluções fiscais e garantindo o real compliance tributário, tornam-se fundamentais não só as equipes multidisciplinares para acompanhamento dos projetos, como também o monitoramento e a própria auditoria posterior às implementações, abrangendo e verificando detalhes que vão desde a conectividade com os bancos de dados corretos, até os códigos que determinam operações e classificações de clientes, fornecedores e mercadorias. Ou seja, não basta modelar a forma correta sem conhecer a qualidade do conteúdo.

Neste tipo de projeto, a precaução é o investimento mais importante que qualquer empresa pode fazer. A presença de profissionais multidisciplinares pode facilitar e agilizar o desenvolvimento, gerando um resultado final com qualidade superior e mais seguro. Na prática, isso pode evitar que a empresa pague impostos indevidos, por exemplo, ou deixe de pagar impostos necessários. Por fim, o investimento total pode até parecer alto, mas se mostra infinitamente baixo se comparado aos benefícios que os conceitos de compliance e governança trazem para as áreas contábeis e fiscais.

Por Danilo Miranda