Matriz de Eisenhower - como o presidente dos EUA se organizava.

Segundo o Eisenhower, “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”

Eisenhower foi responsável pela estratégia e execução na segunda guerra mundial, se tornou o 34º presidente dos EUA, aprovou a criação da NASA e criou a DARPA, que levou a criação da internet. Nada disso seria possível se ele não tivesse desenvolvido um sistema muito eficiente para organizar o seu tempo e priorizar suas tarefas do dia-a-dia.

Se você passa o seu dia tentando resolver problemas, procurando soluções, e no fim do dia sente que não foi produtivo, você deve estar confundindo urgente com importante e direcionando sua energia de forma errada. Segundo Eisenhower, “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

Essa citação o ajudava a decidir o que ele deveria fazer e como gerir seu tempo. Sempre que ele precisava tomar decisões, ele se perguntava se aquela atividade era urgente ou importante.

Eisenhower desenvolveu, então, uma matriz formada por quatro partes que lhe dava uma visão de como gerir suas tarefas de modo a otimizar seu tempo e esforço. Se liga na ideia:

Tarefas urgentes e tarefas importantes: entenda a diferença

As tarefas urgentes são aquelas que não podem esperar para serem resolvidas, pois suas consequências são imediatas e impactantes. Exemplificando: levar seu filho ao hospital após ele quebrar o braço, ou chegar a tempo a uma entrevista de emprego.

As tarefas importantes são aquelas que podem ser avaliadas antes de serem executadas, e cujo prazo de execução é maior.

A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes em cuja vertical está a importância e na horizontal, a urgência. Nela, as tarefas foram divididas em:

- importante e urgente;
- importante mas não urgente;
- não importante mas urgente;
- não importante e não urgente.

E isso significa o seguinte:

Importante e urgente

Essas são as tarefas que você deve dedicar os seus esforços para terminar de uma vez. Elas não podem esperar, e devem ser resolvidas o quanto antes.

Importante mas não urgente

Este é o quadrante onde deveríamos passar a maior parte do nosso tempo, obviamente após resolver as tarefas do quadrante anterior. Essas tarefas são importantes, porém não são urgentes, isso nos permite avaliar, planejar e executar de maneira eficiente, gerando bons resultados no médio e longo prazo.

Não importante e urgente

Nesse quadrante temos as tarefas que mesmo sendo urgentes não precisam de uma atenção especial por não serem importantes. As pessoas normalmente passam muito tempo nessas tarefas por serem urgentes, mas sem perceber que elas não vão trazer resultados. Assim, o tempo que poderia ser gasto no quadrante dois é muitas vezes mal gasto no terceiro. Exemplos desse tipo de tarefa: e-mails irrelevantes, telefonemas, visitas de amigos e favores. Tudo nesse quadrante pode ser deixado para quando houver tempo livre.

Não importante e não urgente

Aparentemente, a maioria das pessoas sofre bastante com o tempo gasto no quadrante número quatro. Esse talvez seja o quadrante que mais afete a solução dos outros. Nessa parte estão as redes sociais, mensagens de texto, sites de entretenimento, jogos online e televisão. Quantas vezes você já ligou seu computador para fazer alguma tarefa e perdeu seu tempo no Facebook, e acabou tendo que fazer sua tarefa sob pressão? Ou decidiu resolver um problema, mas passou mais tempo respondendo a mensagens de texto do que se concentrando no que deveria? Ou saiu para resolver uma coisa, mas acabou gastando seu tempo em uma loja ou conversando com um velho amigo na rua?

Organize-se

Se essas tarefas estão em sua matriz é porque de alguma forma a solução delas é necessária para você, então, tudo que você tem que fazer é organizar seu tempo para despriorizar tarefas irrelevantes. Eliminar os quadrantes que te atrasam não é uma solução, porque também precisamos relaxar e pensar nas outras pessoas. Apenas foque no que deve ser feito e se policie para não perder todo o seu tempo no quadrante três e quatro.

Fonte: Administradores