Conheça os pontos de atenção na hora
de definir e listar as despesas do ano.
Com o
começo do ano chega a hora de organizar os negócios e nada melhor para um bom
começo do que ter um orçamento bem feito, com a previsão das receitas e
despesas para um determinado período, geralmente um ano. Na verdade, a melhor
hora de preparar o orçamento é antes do final do ano, mais precisamente entre
outubro e novembro, quando a cabeça do empreendedor deve estar focada não
somente no ano em curso, mas também em como ele quer que o ano seguinte se
comporte, aumento de vendas e rentabilidade, contratação de pessoas, corte de
despesas, etc.
Um bom orçamento, antes de mais nada, deve estar
alinhado com o Plano de Negócios da Empresa, o qual quase sempre contempla um
horizonte de 3 a 5 anos, a depender do ciclo de negócio da empresa. Mas este é
outro assunto que vamos falar em uma próxima oportunidade.
Mas
vamos voltar ao nosso orçamento. A grande maioria dos empresários pouco se
utiliza desta ferramenta e aqueles que a utilizam o fazem de forma limitada ou
mesmo incompleta. Aqui vamos passar por alguns dos principais aspectos a serem
atentados na elaboração desta importante ferramenta de gestão.
Qual
o formato: geralmente a adoção do orçamento no
formato de uma DRE – Demonstração do Resultado do Exercício é bastante
adequado, já que o empreendedor pode ter uma estimativa não só das receitas e
despesas, mas também da rentabilidade.
O que
incluir: o orçamento, diferentemente de um fluxo de caixa,
é uma previsão das receitas e gastos que ocorrerão ao logo de um período,
geralmente 1 ano. Comece pelo que chamamos do operacional: vendas estimadas por
linha de serviço ou produto, isto será importante para se avaliar o crescimento
de vendas de forma específica, custos de produção ou prestação de serviços,
como matéria prima, mão de obra e demais insumos. À partir daí itens não
associados diretamente ao operacional devem ser estimados como aluguel, custos
de financiamento, renda de aplicações financeiras, dentre outros.
Quem
envolver: um orçamento sem a participação das áreas afetas
da empresa geralmente omite aspectos importantes e deixa de aproveitar um
importante instrumento de motivação, a participação na construção de algo
importante para a empresa. Envolva as pessoas e ganhará mais comprometimento
com o orçamento.
Divulgue: uma boa prática é a divulgação para todos os níveis da empresa do que
está sendo esperado para aquele ano. Novamente, isto aumenta o comprometimento
com o que foi planejado.
Acompanhe: de nada adianta um belo orçamento sem que haja um acompanhamento e,
como resultado deste acompanhamento, ações de correção. Vendas abaixo do
estimado ou despesas acima das estimativas podem indicar a necessidade de ações
de correção, que quanto mais demorarem maior será o comprometimento do
resultado orçado. Uma boa prática é a realização de reuniões mensais, nunca
muito distante do encerramento do mês, onde é discutido o desempenho das áreas
e onde sugestões para o retorno ao orçado são discutidas, descontinuidade de um
produto, melhoria na gestão de despesas, dentre outras.
Aprovações: após todo o esforço de elaborar, divulgar e acompanhar, nada de desviar
dos objetivos. Qualquer gasto não previsto deve ser objeto de profunda
discussão e avaliada a possibilidade de se identificar fonte de recursos para
fazer face àquele gasto não previsto.
Atualize: O orçamento não pode ser fator limitador para o crescimento ou mesmo
inflexível. Sempre que ocorrer algum evento importante, necessidade de um novo
investimento, alteração macroeconômica, etc. o mesmo deve ser revisado.
Mas a
mensagem principal é a de que o orçamento é um instrumento de acompanhamento e
gestão acessível a todos os tamanhos de empresa, variando apenas o nível de
sofisticação na sua elaboração. De resto, é divulgar e acompanhar! Por Paulo Sérgio Dortas
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