Informação gerencial o calcanhar de Aquiles das empresas

Em conversas com gestores de empresas, é comum ouvir-se que a competição cada vez mais acirrada faz com que os mesmos sintam-se mais e mais pressionados em buscar soluções engenhosas e inovadoras para que suas organizações possam manter-se e destacar-se no mundo atual, pois a realidade é que elas estão, há cada dia – conforme já destacado anteriormente – mais parecidas umas às outras, fazendo com que pequenos detalhes representem o sucesso para algumas e o fracasso para outras.

Costumo destacar que gerir uma empresa é e continuará sendo um maravilhoso desafio para os responsáveis porque misturam-se, entre outros, diferentes visões, objetivos, competências, culturas, conhecimentos, experiências, ambições, percepções, valores e recursos materiais, financeiros e tecnológicos. Ocorre, entretanto, que mesmo com todos os meios e tecnologia disponíveis e após tantos anos de vida executiva e consultoria em gestão, estou convencido que uma das principais fraquezas da maioria das organizações brasileiras, continua sendo a baixa qualidade dos sistemas internos de informações gerenciais.

Três grupos distintos

De uma forma bem objetiva, identificamos três grupos distintos de empresas com tais deficiências. Geralmente, nos dois primeiros grupos encontramos a maioria das médias e algumas grandes empresas, ou seja:

§  No primeiro grupo estão as organizações que já possuem instalado algum sistema de gestão integrado (ERP) e que, após muito tempo e quase sempre incorrido em altos investimentos, pouco conseguiram de melhoria na qualidade e eficácia das informações gerenciais.

§  No segundo grupo estão as empresas que desejam – e por isso continuam procurando – um “sistema adequado às suas necessidades”, pois acreditam que ao implantarem um ERP estarão solucionando todos os seus problemas.

Para esse dois grupos de empresas, porém, a realidade continua sendo muito diferente, demonstrando – muito menos em razão da qualidade e valor dos ERP´s – que:

§  nem sempre os altos investimentos requeridos (antes, durante e depois da implantação), garantem um eficaz sistema de informações gerenciais; e

§  a falta de ação / atitude dos responsáveis pela gestão, contribui fortemente para a manutenção do “status quo” e quem mais perde com isso é a própria organização.

E por que isso ocorre ?

- Quase sempre, em razão da visão limitada dos profissionais envolvidos, os quais:

§  em relação ao primeiro grupo, não conseguem focar naquilo que é realmente relevante para a gestão da empresa, e como conseqüência, são criados e desenvolvidos dezenas (às vezes centenas) de controles e relatórios que pouco contribuem para o bom gerenciamento da organização; e

§  em relação ao segundo grupo, porque não se apercebem da fragilidade ou deficiência de seus sistemas de informações gerenciais ou quando têm essa consciência, apresentam as mais variadas justificativas (ex: investimentos requeridos, estrutura, porte da empresa, etc) para não buscar uma solução definitiva.

Por fim, no terceiro grupo, estão as empresas (geralmente de menor porte) menos preocupadas com sistemas integrados e que acreditam dispor das informações e dados relevantes para uma boa gestão, tais como: Acompanhamento das vendas, Carteira de pedidos, Volume de compras, Faturamento, Caixa e alguns indicadores de performance. Essas empresas apresentam características comuns que destacam a forte presença do(s) proprietário(s) e que conseguiram superar muitas adversidades ao longo do tempo sem qualquer sistema de informação gerencial mais eficiente.

Características em comum

Na prática, tenho observado que os três grupos de empresas mencionados apresentam algumas características comuns em suas performances :

§  crescem quando o mercado está favorável; e
§  sofrem demais – e algumas desaparecem – quando a economia enfraquece, a demanda cai ou a concorrência fica mais acirrada.

Lamentavelmente, muitas organizações descobrem tardiamente que o conjunto de informações gerenciais de que dispõem é ineficaz e insuficiente para garantir a acertividade na tomada de muitas decisões cruciais, tais como: definição de preço para uma grande concorrência, continuidade de um negócio ou produto, expansão da empresa, aumento ou redução de capacidade instalada, análise de margens de contribuição e rentabilidade, etc. Infelizmente, somente em tais circunstâncias é que muitas empresas descobrem porque é essencial dispor de um eficaz sistema de informações gerenciais, porém quando isso acontece para algumas, já terá sido tarde demais!

Informações gerenciais eficazes

Fundamentalmente, a mais importante premissa para a construção de um eficaz sistema de informações gerenciais está na existência de um bom sistema e processamento contábil, compreendendo, pelo menos :

§  Plano de contas bem estruturado e adequado ao porte da empresa;
§  Registro dos fatos contábeis com acertividade, melhor previsibilidade possível (quando necessário) e nas datas (ou mais próximas) de suas ocorrências;
§  Fechamento contábil mensal na data mais próxima possível do encerramento do mês;
§  Contas patrimoniais, de custos e despesas devidamente reconciliadas.

É importante ter sempre em mente que a Contabilidade foi concebida como técnica e conceituada posteriormente como ciência e é através dela que podemos extrair as principais informações gerenciais para nossas organizações.

Com o avanço dos sistemas informatizados em todas as áreas, o processamento contábil também ficou facilitado, porém observa-se uma certa negligência por parte de muitas empresas (principalmente naquelas que não são auditadas) em relação ao processamento das informações para a Contabilidade e com isso perde-se muito em qualidade. Por mais incrível que possa parecer, ainda é muito grande o número de empresas que tem a Contabilidade apenas e tão somente como instrumento para atendimento das obrigações fiscais e tributárias e para fins de obtenção de empréstimos / financiamentos junto as instituições financeiras e governo.

A segunda premissa é a existência de controles internos eficientes e de um bom sistema de controle de estoques, pois é daí que se extrai a principal parcela dos custos na indústria e no comércio. Quanto melhores forem os controles internos e o sistema de apontamento e controle dos inventários, menores são as chances de desvios e perdas para a empresa.

A terceira premissa caracteriza-se na predisposição em estabelecer metas / objetivos em todas as áreas, monitorá-los e revisá-los periodicamente.

Guardadas as peculiaridades do negócio, porte e estrutura de cada organização, entendo que um bom sistema de informações gerenciais deve, no mínimo, propiciar ou contemplar :

§  Formulação de Planejamento Estratégico ou Plano de Negócios e Controle Orçamentário;
§  Rigoroso planejamento e controle do Fluxo de Caixa;
§  Aprovação dos Investimentos somente após análises e cálculos de retornos;
§  Gerenciamento eficaz das vendas, carteira de pedidos, compras, faturamento, turnover de pessoal, comportamento dos custos fixos e variáveis, formação de preços, margens de contribuição por divisão de negócios e/ou linha de produtos;
§  Processamento contábil que permite fechamento e apuração dos resultados nos cinco primeiro dias úteis do mês subseqüente;
§  Demonstração de Resultados com análise comparativa (real X orçado), dos principais agrupamentos de custos e despesas operacionais;
§  Formulação e acompanhamento de “Indicadores chaves de performance” nas áreas de Vendas, Produção e Administração.

Como está sua empresa ?

Convido o caro leitor à uma sincera reflexão sobre o assunto: Você acredita que sua empresa não se enquadra em algum dos três grupos retro-mencionados ?

Se você respondeu que ela “não se enquadra”, parabéns, pois sua empresa faz parte de uma minoria e, provavelmente dispõe de um eficaz sistema de informações gerenciais!

Todavia, caso tenha a percepção de que sua organização “se enquadre” (ou apresente características parecidas) com um dos grupos citados, acredito que o momento é apropriado para buscar uma solução definitiva e, para tanto, faz-se necessário:

§  Avaliar, criteriosamente, a qualidade do conjunto das informações gerenciais existentes;
§  Eliminar informações, controles e relatórios que não agreguem valor para a tomada de decisões consistentes;
§  Redefinir o conjunto de informações gerenciais necessárias à uma gestão eficaz, de acordo com o porte e estrutura da empresa; e
§  Desenvolver uma cultura organizacional focada em resultados.

Tenho a convicção de que um bom sistema de informações gerenciais não é a garantia do sucesso de uma organização, porém certamente será um dos principais contribuintes na sua consecução.

Autor: Carlos A. Zaffani