Desde a implementação da Nota Fiscal eletrônica e do projeto SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, um novo termo surgiu no mercado empresarial: “saneamento de cadastros”, se você tem uma empresa e ainda não ouviu, prepara-se, já passou da hora.
A atividade de sanear cadastros consiste em atualizar e complementar as informações dos sistemas informatizados das empresas, visando atender a aspectos do negócio, fiscal, tributário e contábil.
Como as informações processadas nas empresas eram utilizadas especificamente para as atividades de negócio, o empresário não tinha necessidade de se preocupar em como esses dados estavam em seus sistemas. O mais importante era controlar o financeiro, bancos, contas a pagar e a receber, vendas, compras, estoque, emissão de cupons fiscais e notas.
Com o projeto SPED a realidade agora é outra, o empresário precisa ter muito cuidado com as informações que estão sendo geradas em seus sistemas e precisa do contador para orientá-lo e estar ao seu lado em seu negócio.
Empresas desorganizadas precisarão passar por um processo de reestruturação, e para garantir sua continuidade deverão estar atentas a “detalhes” que antes eram inimagináveis.
Vamos a um case real, para que possamos mostrar de forma mais objetiva o cenário. No foco, uma empresa de comercialização de materiais de construção. Ao comprar um produto de um fornecedor, o mesmo é colocado para venda. Como não existia preocupação, um produto podia estar cadastrado diversas vezes no sistema.
Trata-se da mesma mercadoria, porém com descrições diferentes. Como várias pessoas podem fazer o cadastro de um produto, e não têm experiência tributária, cada um descreve a mercadoria como acha que seria correto. Eis aí o problema: entra uma mercadoria no estoque e acaba sendo vendida como se fossem três tipos de itens diferentes.
Ao cadastrar um produto o responsável deve fica atento aos novos campos que foram criados para o projeto SPED (NF-e) e aos campos que já existiam em seu sistema e eram menosprezados. Só assim será possível evitar a informação incorreta de base de cálculo de impostos e outros erros.
Os equívocos mais comuns são mercadorias com substituição tributária cadastradas como tributadas ou isentas; cadastro de material para uso ou consumo que, depois de feito, gravado e gerado o arquivo, o programa não aceita lançamento de mercadoria para consumo. Este tipo de problema em especial mostra que entraram no cadastro do tal produto e somente apagaram a descrição e cadastraram outro produto com aquele mesmo código.
Além do saneamento do cadastro de produtos, a empresa precisa fazer o mesmo com o cadastro de clientes e fornecedores. Não é uma tarefa tão simples quanto pode parecer num primeiro momento e requer atenção e dedicação. A experiência mostra que as empresas acabam subestimando a importância do assunto e, na maioria das vezes, não têm a visão clara da abrangência do trabalho a ser efetuado.
Alguns Estados e municípios já estão impedindo em tempo real a venda de produtos e serviços para empresas com pendências.
Portanto deve se ter percebido que o saneamento de cadastros, uma vez iniciado, nunca termina; ele é um ciclo, um processo contínuo que requer um trabalho cuidadoso de análise, para que a empresa tenha em seu sistema (ERP) os dados da forma mais confiável possível.
Dica: as empresas devem fazer uma revisão de seus processos para os novos entrantes no cadastro e o mesmo nos dados já existentes para garantir seu banco de dados sempre ativo, habilitado com os dados da razão social, endereço etc.
Sempre ocorrem alterações cadastrais e desta forma se faz necessária uma revisão cadastral da sua base. Trata-se de um trabalho recorrente a ser realizado pelo menos uma vez por mês. O cadastro é vivo e altera-se constantemente, quer seja na Receita Federal, prefeitura, Estado, Sintegra ou então Suframa, Anvisa e outros.
Muitos contadores já estão usando softwares que realizam análises das informações, inovação que os auxilia as mostrar para seus clientes erros nas informações geradas, e como estas devem ser corrigidas diretamente no sistema, a fim de estancar o problema imediatamente. O mais importante é a consciência do empresário de que estes ajustes devem ser feitos prontamente, o quanto antes.
Adaptação feita do original de Iron Garrido
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