Seja estratégico com seu tempo

No agitado mundo dos negócios, vejo pessoas correndo de um lugar para outro, saindo e entrando em reuniões, consultando seus Blackberrys como fanáticos religiosos, trabalhando madrugadas afora para lidar com a grande quantidade de e-mails recebidos, enfim, vejo esses profissionais ocupados, ocupados, ocupados e ocupados.

O grande dilema de todas essas atividades, no entanto, é que elas representam a maior parte daquilo que os acadêmicos chamam de “tempo que não agrega valor”.

Há alguns anos, os professores Steven Wheelwright e Kim Clark, da Harvard Business School documentaram um declínio catastrófico na quantidade de tempo com valor agregado que as pessoas utilizavam no trabalho, quando assumiam mais de dois projetos concomitantemente. Na ocasião em que os participantes da pesquisa responderam que trabalhavam em média em sete projetos ao mesmo tempo, a produtividade no trabalho tinha caído 15%. Ironicamente, quanto mais tarefas assumiam, menos as realizavam.

O que você pode fazer para obter produtividade com valor agregado nos dias de hoje? Seguem aqui algumas sugestões:

- desenvolva um conjunto de painéis ou scorecards que possam ajudá-lo a, sistematicamente, separar as oportunidades atrativas das não atrativas.

- tente dar aos projetos mais antigos o status de “em fechamento”, antes de assumir outros.

- assegure-se de reservar algum tempo para as atividades estratégicas não urgentes (como refletir ou redigir), que tendem a ser ofuscadas por outras demandas, supostamente imprescindíveis.

- verifique se há e-mails em sua caixa postal apenas duas vezes por dia (isso não vai machucar, garanto!)

- tente deixar claro àqueles com quem se relaciona (como chefes e colegas) quem talvez esteja gerando excesso de trabalho para você.

- ajuste suas prioridades estratégicas e coloque em questão as atividades que não o levam em direção delas.

- questione o valor de cada atividade – se ela não for finalizada, o que ocorrerá?

Por Rita Gunther