E quando a adoção de Sistema de Gestão Corporativo (ERP) fracassa

Nesse momento, CFO e CIO têm de dar as mãos para remediar o quadro e buscar soluções.

Não é raro ouvir empresas que passaram por casos de falhas em suas implementações de ERP. Enquanto projetos de adoção de sistemas de gestão empresarial apresentam problemas por motivos diversos, cada incidente desencadeia um conjunto de repercussões problemáticas, financeiras entre outras. TI, é claro, é a primeira a receber chamados para realizar os reparos. Mas o CFO raramente sabe o que está acontecendo.

“Todos os caminhos levam para o lado financeiro”, afirma Mark Gandy, sócio da b2bcfo.com, empresa que oferece serviços financeiros para as empresas. “O CIO geralmente fica envolvido com as questões tecnológicas... mas CFOs têm ampla compreensão de todo o negócio”, pontua o executivo.

China Martens, analista da Forrester Research, diz que os clientes estão insatisfeitos por promessas não cumpridas de uma série de fornecedores de ERP.

“É como se a empresa e o fornecedor falassem línguas diferentes”, observa a analista. “Por vezes, os fornecedores de ERP supervalorizam a venda e acabam prometendo atividades que não podem cumprir. Outras, a empresa não é clara sobre o objetivo que quer atingir.”

Nesse ponto, os diretores financeiros que estão envolvidos na seleção da tecnologia e no processo de implementação ajudam a atenuar os problemas que podem comprometer as operações e a geração de renda. Além disso, os CFOs trazem uma perspectiva global da companhia para o processo, uma vez que eles entendem como cada departamento opera e contribui para os negócios.

Três exemplos, entre os muitos que falharam, mostram parte do desenho do ERP hoje. Um deles é a Montclair State University, localizada em Nova Jersey, nos Estados Unidos. A instituição processou o fornecedor após o vendedor supostamente ter atrapalhado a instalação do software para substituir os sistemas legados. Agora, a Montclair State precisar investir cerca de 20 milhões de dólares para finalizar o trabalho, de acordo com a ação judicial.

O CareSource Management Group, administrador de planos de saúde, está pedindo 1,5 milhão de dólares em danos ao fornecedor, de acordo com um processo judicial, em caso semelhante. A CareSource alegou que o software adquirido não era o sistema que o fornecedor prometeu e nunca avançou além da fase de testes.

Uma distribuidora de tecnologia atribuiu consecutivas perdas de rendimentos trimestrais a problemas de configuração de um sistema de ERP na Austrália. Os lucros da empresa no primeiro trimestre de 2011 caíram de 70,3 milhões de dólares para 56,3 milhões dólares em comparação com igual período de 2010. Os rendimentos do segundo trimestre de 2011 foram de 59,7 milhões dólares, em comparação com os 67,7 milhões dólares registrados no segundo trimestre de 2010.

Gandy se junta à lista de executivos que recentemente enfrentaram desafios na adoção de ERP. Um de seus clientes comprou o software e, em seguida, descobriu que precisaria de um ERP específico alinhado à indústria de atuação. A empresa contratou um segundo integrador de sistemas para a implementação e depois de ter tido uma experiência ruim com o parceiro, o cliente voltou à Gandy para concluir o trabalho.

“Normalmente, a organização migra para um sistema no qual confiou, que tem escalabilidade e feedback imediato”, assinala. “É por isso que é preciso haver metas muito claras, porque é necessário pensar na tecnologia como vital para a estratégia corporativa”, avalia.

Observar essa perspectiva de negócios no longo prazo é especialmente importante para os CFOs, já que o ERP deve crescer para atender a futuras metas da companhia, aponta China. Uma abordagem míope pode forçar uma organização a aposentar prematuramente um sistema de ERP, o que, segundo a analista, poderia levar ao questionamento do CFO por outro investimento de milhões de dólares. Gandy concorda dizendo que as empresas não deveriam ter de substituir um ERP com menos de cinco anos de idade.

O software de uma companhia deve manter-se produtivo e ser a força motriz por trás de todas as suítes de ERP que estão ligadas a ele, avalia Gandy. Considerar um fornecedor da tecnologia porque os executivos de negócios ouviram conversas sobre suas ofertas, ou supor que a tecnologia é boa “são razões erradas”, completa. Conhecer detalhes de como funciona o negócio é vital quando cada tecnologia em torno do ERP precisa ser adaptada.

“A companhia usuária não quer uma lacuna entre o ERP e o que os negócios precisam”, afirma China. Organizações precisam “minimizar esse gap, mas também devem ser realistas sobre o que é necessário ser feito para mudar esse quadro”. De acordo com a analista, essa movimentação pode exigir investimento adicional para personalizar o produto. Por outro lado, as empresas também querem evitar a customização excessiva da solução. Isso leva à compra de um software que vai deixar os CFOs insatisfeitos e fazer com que eles não o utilizem e não apostem na ferramenta, acredita China.

Além de examinar os processos internos, as empresas que estão em busca do produto devem rever alguns dos projetos concluídos de um fornecedor para verificar histórias de sucesso. Gandy aconselha que o futuro cliente visite algumas organizações e identifique se existem problemas.

“Isso vai garantir que um problema não aconteça? Não”, afirma Gandy. Mas ao fazer a escolha baseada nessa premissa, “certamente pode minimizar os desafios e até impedir determinada escolha de ERP.”

“Os fornecedores prometem tudo, mas se você conversar com outros clientes, buscando comentários imparciais, poderá ter uma noção do produto porque eles irão te dizer exatamente o que ele faz para os negócios”, assinala China.

Depois de selecionar um fornecedor e avançar para as negociações do contrato, evite cobranças de hora em hora, acrescenta Gandy. “Eu odeio a cobrança”, esbraveja. “Você não está pagando por assentos. Está pagando por resultados.” Em vez disso, estabeleça um plano de pagamento para alcançar os objetivos do projeto determinado pelo vendedor e pela empresa.

Isso oferece uma “linha do tempo muito sólida do trabalho que deve ser realizado, ajudando na identificação de prazos quando não forem cumpridos”, aponta o executivo. O pagamento por resultados, prossegue, permite que a empresa conclua projetos antes de cortar um fornecedor.

A corrida para a nuvem, porém, obrigou os vendedores tradicionais de ERP a desenvolver estratégias inovadoras de implementação. E executivos de finanças podem gostar dessa oferta, projeta China. Fornecedores de ERP inseriram em suas ofertas pacotes que cobrem todos os componentes de uma implementação por um preço fixo, apontando os benefícios de uma adoção mais rápida e barata.

“Eles tentam empacotar software, serviços, capacitação e compromisso com a implementação para tentar atingir as diferentes pontas das organizações”, diz ela.

Na visão de Gandy, quando levadas em consideração as vantagens e desvantagens de várias opções de ERP, funcionalidade global é fator decisivo. Essa característica vai aumentar o custo, mas o investimento extra significa retorno que pode ser observado no longo prazo. “É um valor que vale a pena, pois a solução fará parte das operações das empresas de dez a vinte anos.”

Dicas para uma boa implementação

Algumas perguntas vitais que devem ser feitas antes de projetos de ERP.

1) O aplicativo que você está revendo já tem funcionalidades específicas da vertical de atuação e é configurável da forma que você precisa para estar em linha com os objetivos de negócios? Será que a tecnologia vai ser capaz de fazer o que você solicitará? Vai atender às necessidades dos usuários?

2) O fornecedor e seus parceiros possuem referências de empresas e indústrias como a sua? Eles terão de fazer qualquer customização? Qual é o nível de personalização que isso implicará? O que eles tem que fazer?

3) A mudança de sistema ou implementação de uma nova tecnologia será uma iniciativa liderada pelo CIO ou uma demanda de negócios levou a avaliação da ferramenta? Se você tem patrocínio forte da área de negócios, pode estabelecer uma gestão maior de mudança, o que significa menos customizações. Isso acontece porque você tem um mentor do lado dos negócios que reforça para as pessoas que esse é o caminho certo para a empresa seguir.

Três lições para transformar desafios em sucesso

1)     Ter equipe esperando trabalho é melhor do que ter trabalho esperando: evitar a todo o custo que etapas do projeto sejam adiadas porque o pessoal não estará disponível para trabalhar na próxima tarefa. Sem trocadilhos, tal atraso desencadeia reação em cadeia nas tarefas seguintes. O caos se instala, e cada início tardio faz com que as linhas de tempo de toda a cadeia dependente de tarefas passe a ser imprevisível.

2)     Multitarefa é mais prejudicial do que imaginamos: as empresas que não compreendem a importância da lição número 1, inevitavelmente tentam maximizar o uso de pessoal. Parece fazer sentido. Afinal, qualquer hora paga a um empregado para não fazer nada soa como desperdício. O problema é que a maioria das tentativas de maximizar a utilização pessoal faz mais mal do que bem.

Apesar de as pessoas terem a sensação de que conseguem executar várias tarefas ao mesmo tempo com a mesma eficácia, na prática isso não funciona. A cada 50 profissionais, apenas um tem condições de efetivamente focar em várias atividades ao mesmo tempo. O restante altera a atenção, o que compromete eficiência e produtividade.

Manter os funcionários ocupados significa insistir na multitarefa. O que a palavra realmente significa é ter de mudar de uma tarefa para outra, muitas vezes de forma imprevisível. Pergunte a qualquer pessoa cujo trabalho requer esforço concentrado que impacto isso tem. A resposta será uma só: ruim. Cada opção significa voltar a atenção para a tarefa e tempo para se reorientar. Esse processo não é nem fácil nem instantâneo.

A lição é clara: permitir que os funcionários terminem o que começaram, mesmo que isso signifique que eles fiquem, ocasionalmente, sem nada para fazer. Eles serão muito mais eficazes e produtivos.

3)     Elimine “bajulações”: é importante que todos saibam quando atingiram o status “bom o suficiente”. Antes de cada tarefa, o time da companhia fornece os critérios para avaliação do resultado. E comunica a importância de evitar “qualquer tipo de bajulação” com frequência. Ao longo da execução, compartilha com os funcionários suas impressões, constantemente, com o objetivo de levá-los a se esforçarem para encontrar maneiras de fazer o que estão fazendo de forma ainda melhor.

Por Fred O’Connor