Há muitas maneiras
se comunicar com parceiros, clientes e colegas de trabalho – por telefone, e-mail,
mensagens instantâneas, fax, vídeo conferência, e mídias sociais. Segundo os
especialistas, gerenciar separadamente cada uma delas não só é só ineficiente,
como pode também provocar conflitos, uma vez que todos usam a mesma tecnologia
subjacente – a Internet.
Um único sistema
para gerenciar todos os meios digitais de comunicação permite uma só interface
de gerenciamento, com arquivamento e backup integrados. A comunicações
unificadas, que vem do termo em inglês Unified Communicationns (UC),
possibilitam oferecer aos usuários uma única plataforma para acessar as
ferramentas de quaisquer dispositivos.
Com essa
tecnologia, os funcionários podem ouvir mensagens de voz, responder e-mails,
ler posts no Twitter ou no Facebook, enviar e receber fax, e participar de
conferências de vídeo a partir de uma única aplicação, seja no escritório ou na
estrada. A seguir, cinco razões para sua empresa investir em UC, segundo os
especialistas.
1. Redução de
custos no longo prazo.
Implementar uma
estratégia de UC requer planejamento, investimentos em novos equipamentos, e
uma configuração considerável, mas o resultado final será a redução de custos
de gestão, bem como dos serviços de telefone, fax, videoconferência, mensagens
instantâneas e assim por diante. Com todos eles correndo em sua conexão de
Internet, você pode precisar de pipeline de dados mais rápido e confiável que,
porém, custará menos do que vários números de telefone e linhas de fax.
2. É mais fácil
para a equipe de TI manter funcionando um único sistema.
Com as comunicações
unificadas, normalmente você gerenciará sistemas através de uma única
interface. Ao invés de monitoramento de sistemas múltiplos, há apenas uma para
controlar. Da mesma forma, uma vez que todas as comunicações estarão executando
através da Internet, você não terá que diagnosticar e ter que distinguir entre
problemas de uma rede de dados ou telefone – ou ainda se preocupar com obscuros
equipamentos de telefonia.
3. Usuários gastam
menos tempo lidando com programas separados.
Embora os usuários
precisem de treinamento, acessar toda a correspondência em uma caixa de entrada
irá tornar sua vida mais fácil. Por exemplo, em vez de abrir um e-mail, imprimir
os resultados e enviar fax de pedido de compras para um fornecedor, ele pode
imprimir a mensagem diretamente pelo servidor de fax. Eles ainda serão capazes
de ouvir mensagens de voz em qualquer computador e transmiti-los para outros
membros da equipe tão facilmente como encaminhar um e-mail.
4. Facilidade para
fazer backups e arquivar.
Diante das várias exigências para assegurar que
e-mails, mensagens instantâneas e faxes sejam armazenados de forma segura, um
sistema de backup e arquivamento é essencial. O sistema de comunicações
unificadas permite configurar uma única solução para fazer a cópia de todos os
arquivos.
5. Os usuários
ganham agilidade.
Como os usuários
podem acessar um sistema de comunicação unificada via web, eles podem trabalhar
a partir de sua mesa, do smartphone, de um dispositivo sem fio e, praticamente,
de qualquer computador. Eles poderão alcançar os membros da equipe se estes
estiverem trabalhando em casa, na estrada, ou visitando um cliente.
A implementação de
comunicações unificadas exige pesquisa, planejamento, esforço e treinamento
mas, realizada com cuidado. Os avanços na integração de dados e sistemas de
voz, bem como de interfaces de gerenciamento, torna a UC cada vez mais
atraente. Segundo os especialistas, a tecnologia bem implementada, pode trazer
resultado.
Há vários
fornecedores atuando nessa área, como Skype, AT&T, Microsoft, Cisco,
Alcatel Lucent, Nokia Siemens, Avaya e etc. As operadoras de telefonia também
estão explorando esse mercado com ofertas de soluções em cloud computing.
Por Logan G. Harbaugh
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