Como saber quando trocar o seu Sistema de Gestão (ERP)?

Os ERPs são plataformas que integram os sistemas de gestão de uma empresa. De modo geral, são softwares que associam, em pacotes, os diversos departamentos de uma companhia. Armazenam e processam todas as informações obtidas no negócio, produzindo um banco de dados fundamental para entender a situação da empresa e o fluxo de processos e ter capacidade de tomar decisões estratégicas para o futuro.

Falando assim, os ERPs parecem uma coisa que soluciona todos os problemas da empresa. Eles de fato são sensacionais, mas sua manutenção muitas vezes se torna um fardo para a empresa. Eles podem ser complicados e ter um funcionamento difícil de entender. Os sistemas antigos não possuem funcionalidades lançadas recentemente e precisam ser modificados e reprogramados, para conseguir realizar tais funções. Fora que não se pode creditar exclusivamente ao ERP a tarefa de integrar toda a empresa. Ele deve vir acompanhado de políticas de colaboração entre departamentos e de boa vontade entre colegas.

Trocar o sistema de ERP nunca é uma decisão fácil. As licenças para esses programas são caras. Há também muitos fornecedores e poucas explicações sobre os diferenciais de cada produto. Mas a principal questão é saber quando abandonar o sistema velho e adotar um novo. A vida média de uma plataforma dessas gira entre cinco e sete anos. Durante esse período, é natural que a empresa o configure diversas vezes, inclusive para realizar novas funções. Mas algumas novidades não podem ser acrescentadas em sistemas antigos. Para não operar um “sistema Frankenstein”, com remendos de programação por todos os lados, Celso Rosa Tomé, vice-presidente da Infor no Brasil, dá 10 dicas sobre como saber se é hora de comprar um novo ERP. Confira.

A pergunta certa: Questione-se: Como posso arcar com a substituição do meu ERP?; Por quanto tempo eu posso arcar com as despesas de não substituir meu ERP? Ponha no papel os custos com a substituição do sistema e os custos com as perdas e os ajustes no sistema antigo.

Sua empresa ainda é a mesma? Quando o ERP foi comprado, há cinco ou dez anos, sua empresa tinha o mesmo tamanho? Ela incorporou novos serviços e processos? Se sim, seu sistema comporta as novas necessidades? O crescimento da empresa traz novas complexidades, e o ERP precisa dar conta delas.

Sistema customizado demais: Um ERP antigo muitas vezes não permite adicionar novos complementos e alterações de engenharia. Para poder realizar novas operações, sistemas antigos precisam ser customizados. Isso pode gerar muitas falhas e distorções de informação.

O tempo de parada está subindo?: Os sistemas altamente customizados podem precisar de constantes acertos e reconfigurações. Quando isso acontece, muitas vezes a produção da empresa tem de ser paralisada, fazendo cair a produtividade.

Um quadrado não cabe em um círculo: Se você se pega adaptando processos de negócio para se encaixar nos modelos do seu ERP, ao invés de fazer o contrário, está na hora de atualizar seu software.

Atrelar as necessidades do cliente às solicitações dos fornecedores: Uma pesquisa global sobre ERPs, feita pela consultoria IDC, afirma que a satisfação do cliente deve ser uma das prioridades ao adotar um sistema de gestão. Se seu sistema não permite colaboração e compartilhamento de informações, é provável que a cadeia apresente alguns desencontros, o que afeta diretamente na satisfação do cliente. De forma geral, os clientes esperam produtos e serviços feitos sob medida para suas necessidades específicas.

Você e seu sistema falam a mesma língua? Um grande problema é a falta de comunicação dos sistemas entre si, o que exige intervenção manual para integrar informações. Dado a complexidade das operações, essa ação é arriscada se não for feita por pessoas que realmente entendam o sistema em questão. O prejuízo podem ser processos desencontrados e informações não confiáveis.

Ainda depende de planilhas para se organizar? Se sua empresa utiliza planilhas, talvez seja a hora de investir em um sistema para reduzir o tempo gasto na produção de relatórios, liberando recursos para focar a gestão estratégica da empresa.

Seu ERP calcula a rentabilidade de propostas e projetos? Avaliar a rentabilidade antes de entrar em um projeto é uma ferramenta cada vez mais usada pelos empresários. Segundo a pesquisa do IDC, a gestão de projetos e licitações é uma iniciativa prioritária para as empresas. Só que boa parte dos ERPs usados atualmente não oferece essa possibilidade.

Você fica inseguro com mudanças na legislação? Os ERPs precisam ser flexíveis para se adaptarem a novas leis. Como o país passa por um período de constantes revisões nas regulamentações, modelos mais antigos podem não conseguir se adequar às novas exigências legais.

Por Thiago Cid